Организация структуры сотрудников в crm OneBox

Результаты сотрудников и удовлетворенность от работы в компании во многом зависит от правильной организации взаимодействия сотрудников и отделов. Когда каждый понимает свою роль, как его работа влияет на общее дело, какой процесс пострадает от его неверных действий и как повлиять на результат - это приносит ясность и простоту в работу. Управление такой цепочкой стоит начать с ее построения, тобишь описать структуру вашей компании. 

Зачем нужна структура

Структура - это тот инструмент, который и руководителю, и подчиненным как на ладони покажет всю компанию, как происходит взаимоотношения отделов, как и за счет чего выполняется каждый процесс, кто на кого влияет и как благодаря этому реализуется стратегия компании.

Как создать правильную структуру 

В зависимости от того, являетесь ли вы существующей компанией или же только открываете свой бизнес, процесс построения структуры будет немного отличатся: 

Для нового бизнеса:

  1. определите какие отделы у вас будут;
  2. определите зоны ответственности каждого и, соответственно им пропишите кто кому подчиняется;
  3. опишите это в виде графика.

Графический способ наиболее простой в восприятии структуры и позволит видеть связи и взаимодействия ваших отделов быстрее всего.

Для существующего бизнеса:

  • напишите какие отделы у вас есть и какие должности внутри каждого отдела;
  • какой отдел кому подчиняется;
  • проанализируйте все ли оптимально или есть необходимость частично перестроить взаимодействия отделов;

Для этого задайте себе вопросы:

  1. какую роль выполняет отдел, достаточно ли людей внутри каждого отдела;
  2. действительно ли каждая из ролей помогает своему отделу в достижении цели;
  • опишите это в виде структурной схемы.

Такая концепция позволит увидеть и понять работу предприятия в виде единого механизма: все ли гаечки на своем месте, какой не хватает. А если что-то ломается или сбоит слишком часто - то почему, чего не хватает в проблемном месте. Например, если у вас отдел сбыта, и при большом поступлении заявок часто продажа так и не происходит, возможно call centre успевает обзвонить значительно большее количество лидов, чем менеджера которые обеспечивают продажу. Из-за длительной связи после обработки теряются клиенты. Посмотрите количество сотрудников в этих отделах, возможно есть смысл подумать над тем, чтобы часть сотрудников перевести с контакт центра в продажи. 

Нужна ли для этого CRM

Внедрение организационной структуры возможно, как с помощью системы управления контактами, так и без нее. Мы приведем примеры 2-х способов работы, определите для себя, какой вам ближе.

Без  автоматизации:

  • структура может быть прорисована на специальном стенде (плакате);
  • данный стенд необходимо разместить в общедоступном месте вашего офиса, чтобы сотрудники могли в любой момент видеть эти данные и отслеживать перемены, которые могут повлиять на них;
  • при изменении структуры: добавление/сокращение отдела, набор сотрудников на какую-то роль или увольнение придется править и перерисовывать всю структуру целиком.

Структура внутри системы (на примере OneBox): 

  • будет построена в виде графика автоматически, на основе добавленных ролей (добавляя роль вы указываете ее название и какой роли они подчиняется);
  • структура доступна для сотрудников в системе, она выделена отдельным пунктом меню, поэтому найти ее будет легко;
  • при добавлении новой роли вам необходимо создать ее в системе, и прописать в карточке сотрудников - роль и сотрудники будут добавлены в структуру сразу же, в то место (к тому отделу) которому они подчиняются;
  • при наборе новых сотрудников,для добавления их в структуру, вам нужно прописать должность на которую он принят в карточке. Аналогично при увольнении, чтобы сотрудник больше не отображался в вашей структуре вам достаточно удалить его должность с карточки;
  • если сотрудник работает на нескольких должностях - пропишите их все в его карточке, и он отобразится в структуре несколько раз.

Есть ли польза программного обеспечения OneBox

Работу со структурой OneBox хотелось бы описать с точки зрения двух аспектов:

  • непосредственно отображение сотрудников в виде графика: на основе чего выводится и какую информацию показывает;
  • автоматизация, которую можно использовать благодаря построению структуры.

Вывод структуры в графическом виде:

Как уже упоминалось выше для построения и внесения правок в структуру, вам необходимо будет: создать роли и прописывать/убирать их в карточках сотрудников. Вносить дополнительные правки и перекраивать вручную всю структуру  не придется - система это сделает сама и покажет вам готовый результат.

Автоматизация за счет прописывания должностей и уровней подчинения:

  1. в OneBox вы сможете настроить и выводить для сотрудников KPI по результатам работы. Это позволит сотрудникам видеть собственные результаты, самому принимать решения и думать над тем как их улучшить, ведь мало кто захочет быть в отстающих;
  2. добавлять всех сотрудников определенной роли в наблюдатели по процессу. Например, если у вас строительное бюро, при поступлении нового заказа вы сможете описать заказ (приложить фото) и нажатием на кнопку этапа добавить всех дизайнеров. Все ознакамливаются с заказом, и тот, кто готов взять заказа пишет уведомление об этом. Вы принимаете решение кому передать проект.
  3. разрешить переключать этап, только сотрудникам определенной роли - например, при работе с заказом, сделайте, чтобы на этап “Оплачено” мог перейти только бухгалтер. Тогда менеджера не смогут закрыть заказы, пока оплата не получена.
  4. также есть другие множество других автоматизаций по взаимодействию ролей благодаря которым задача управления и организации процессов компанией упростится.

У каждой компании есть своя структура, формализация ее позволит руководству и сотрудникам лучше понять как построена работа изнутри, на основе чего и зачем взаимодействуют отделы. Это позволяет видеть свою роль и значимость, что мотивирует сотрудников работать эффективнее.

Чижик Александр Сергеевич