Бізнес переходить до розуміння того, що диплом і спеціалізація співробітника на папері, відгук про його роботу в резюме, не так важливі як результат роботи. При цьому важливо навчиться відстежувати ту саму ефективність і розрізняти поняття коли співробітник неефективно працює, так як частина робочого часу йде на перерви або ж співробітник менш ефективний в одній роботі, але при цьому краще за всіх може впорається з іншою.
CRM OneBox дає можливість автоматизувати контроль ефективності роботи співробітників, за допомогою розрахунку показників KPI. Як це налаштовується і працює розберемо в цій статті.
Що таке KPI і як його використовують для контролю ефективності роботи співробітників
KPI (Анг. Key Performance Indicators) - це цифровий показник в якому виражений результат певної роботи (кількість або відсоток виконаних завдань, сума отриманого прибутку). Це ключовий показник ефективності, відстежуючи який компанія зможе побачити результат роботи, порівняти підсумок з витраченими ресурсами, відстежити який відділ або співробітник працює краще. Розраховувати KPI можна і вручну, але так як робота йде безперервно і постійно з'являються нові дані ручного розрахунку буде трудомістким і неефективним. Передайте цей процес CRM + ERP OneBox, і система в режимі реального часу буде розраховувати: кількість виконаних процесів за місяць, день, квартал, рік, маржинальність, суму процесів, кількість дзвінків по процесам, кількість активних завдань і багато іншого. При розрахунку маржинальнщсті жодна продажа не буде загублена. Для кожної ролі можна налаштувати окремі KPI згідно їх типу робіт. На сторінці свого профілю співробітник буде бачити свої показники, а в дашборді або структурі колеги побачать ще і результати один одного і зможуть їх порівняти.
Як налаштувати і працювати з KPI в CRM OneBox
Розглянемо більш детально: де і як налаштовується KPI, де в системі вони відображаються, і який функціонал KPI, крім підрахунку кількості процесів, є в CRM OneBox.
1. Налаштування KPI
Створити новий KPI можна в конструкторі, який знаходиться в розділі налаштувань системи (інше), тут же можна подивитися і відредагувати показники KPI створені раніше.
В налаштуваннях можна задати:
- назву;
- бізнес-процес і статус за яким робити підрахунок;
- період підрахунку (день, місяць, квартал, рік);
- ролі для яких робити підрахунок даного KPI;
- по яким процесам співробітника робити перевірку (за всіма, або ж тільки по тим, де він: автор, клієнт або відповідальний);
- щодо якої дати робити підрахунок (створення, закриття, виконання або планування) процесу;
- вибрати клас-обробник (зі списку). Саме клас-обробник відповідає за роботу KPI. В системі, вже є обробники, які враховують: кількість завдань (в певному БП або статус, це налаштовується), кількість робочих годин співробітника, на основі його робочого графіка, кількість активних бізнес-процесів на співробітника (всього, за день, за місяць) , проданий товар / бренд / категорія (всього продуктів) співробітником за місяць, кількість дзвінків за місяць (всього, вхідних, вихідних) і багато інших. Всього в системі близько 40 стандартних класів-обробників;
- розрахунок KPI на основі співвідношення двох інших KPI - тоді значення KPI буде підраховано на основі співвідношення двох інших KPI (KPI = значення_1 / значення_2). Підрахунок може бути як в кількості, так і у відсотках (для підрахунку в% необхідно включити галочку "Відображати факт виконання в%".
2. Де в системі відображаються KPI
Значення KPI співробітники зможуть бачити на сторінці свого профілю, в структурі, в дашборді.
На сторінці профілю:
якщо для співробітника налаштований хоча б один KPI, блок з показниками ефективності на сторінці профілю відображається за замовчуванням, ніяких налаштувань для того щоб його вивести робити не потрібно. У той же час, тут користувач зможе побачити тільки ті KPI, які налаштовані для його ролі і відображатися будуть тільки його особисті показники. Впровадження KPI для ролей дозволить вашому працівнику в простий і швидкий спосіб відстежувати результат своєї роботи, адже рахувати вручну скільки закрито завдань більше не потрібно буде. Таким чином співробітник сам зможе керувати своєю ефективністю.
У структурі відображаються всі KPI згідно налаштувань ролі. Тобто якщо у вас в системі, наприклад, налаштовано 50 KPI для різних ролей (для першої 5, для другої 2, для третьої - 11), то у співробітників першої ролі система відобразить 5 показників, для другої - 2, відповідно для третьої 11. Система не стане виводити 50 значень для кожного співробітника, 5 з яких можуть бути його, а решта порожні. Такий принцип діє і на інших сторінках системи, де є вихід KPI. У структурі співробітник може відстежити свої показники і показники колег. Таке порівняння дозволить розуміти свій рівень і бачити потенціал, що буде мотивувати співробітників.
В дашборді для виведення потрібно в настройках додати блок з показниками KPI, налаштування відбувається в кілька кліків і займає пару хвилин. Тут кожен співробітник зможе бачити свої особисті показники, а керівник ще й показники підлеглих співробітників. Автоматичне відстеження KPI зробить управління командою простіше і ефективніше, адже система сама розрахує значення, а у керівника з'являється час подумати над мотивацією або поліпшенням умов роботи, для того щоб підвищити ефективність свого відділу.
А що ще цікавого є в OneBox для відстеження KPI
Функціонал OneBox дозволяє розраховувати заробітні плати на основі значень KPI, мотивувати співробітників до досягнення практичних цілей. Для налаштування є кілька етапів і кілька способів. Спочатку повинні бути налаштовані самі KPI, які впливають на підрахунок заробітних плат. Далі в налаштуванні ролей структури можна задавати нижнє планове значення яке має досягати співробітник, і верхнє планове значення до якого варто прагнути. При виводі KPI система відобразить ці значення користувачеві і підсвітить його стрічку в залежності від результату в червоний, в жовтий або зелений колір. Також в налаштуваннях ролі задається бізнес-процес і коефіцієнт для ЗП. Далі в системі є авто дія, яка розраховує заробітну плату співробітника за поточний місяць і відправляє звіт на його email. Для кожної ролі можна налаштувати дію окремо, вказавши необхідний БП на базі якого робити розрахунок і вартість, час відправки і текст повідомлення.
А ще в системі є конструктор KPI, в якому ви зможете задати:
- яку операцію потрібно виконати (додати, відняти, розділити або скласти);
- яке значення беремо (задати можна фіксоване число, або KPI);
- правило підрахунку (правило задається так: вибираємо потрібний нам клас-обробник, вказуємо значення, яке має бути і як порівнювати (значення має дорівнювати, більше, менше, більше або дорівнює, менше або дорівнює). Правило відповідає за спрацьовування подальших розрахунків, якщо значення буде менше заданого розрахунок подаватися не буде. За допомогою цього функціоналу можна наприклад, налаштувати розрахунок премій, які менеджер отримує, якщо виконано більш ніж xx завдань, або якщо маржа по його продажу більше або дорівнює x значенням.
Розрахунок ефективності роботи підприємства - його підрозділів, співробітників, керівників дуже важливий для будь-якого бізнесу, адже ефективність роботи підприємства безпосередньо впливає на його прибуток. СRM + ERP OneBox дозволить розраховувати результати роботи в режимі реального часу, без ризику втрат через помилки ручних підрахунків. Така автоматизація збільшить ефективність роботи, а значить і призведе до збільшення прибутку.
