click fraud detection
Сравните, как работают компании
С электронным докуменотооборотом
smal logo  И все это доступно в OneBox eDoc!
И без него
сотрудник не ждет подписанта и не ищет подписанта на рабочем месте. Вы просто ставите задачу не покидая рабочего места
сотрудник ходит по кабинетам в поисках, кто ему подпишет документ
клиенты/поставщики подписывают используя ЭЦП. Система следит за фактом подписания и получения документов
документы отправляются клиентам/поставщикам с опозданием и/или не возвращаются подписанные оригиналы
все документы хранятся в OneBox с удобной системой поиска и фильтрации
найти нужный документ в архиве практически невозможно. Это при условии, если документ не потеряли
шаблоны документов недоступны для редактирования тем, у кого нет прав
документы делаются на базе word файлов, которые могут редактировать кто угодно
данные заполняются автоматически
данные клиента, компании приходится заполнять каждый раз в каждом документе
в документ может автоматически добавляться QR/штрих код, информация об акциях, логотипы, фотографии сотрудников. Ваши документы определенно отличаются от ваших конкурентов
ваши документы, такие же как в других компаниях, без каких-либо корпоративных отличий
поставщики и клиенты имеют доступ к личному кабинету, где хранятся все документы
если поставщик/клиент потерял свою копию документа он запрашивает у вас снова
Что позволяет получить OneBox eDoc?
1

Возможность подписания документов сотрудниками компании и внешними контрагентами используя электронно-цифровую подпись (ЭЦП). Вы сможете подписывать внутри компании или с внешними контрагентами прямо через OneBox

2

Применение факсимильной подписи/печати. Это очень удобно, когда документ подписывается внутри компании, чтобы не искать подписанта вы просто ставите на него задачу, он выбирает статус подписания и на документ автоматически накладывается его подпись и печать (можно только подпись или только печать)

3

Возможность обмена документами с внешними подрядчиками через личный кабинет. Это очень удобно тем, что все добавленные электронные документы не потеряются, как это может быть с электронной почтой, а попадут в OneBox и прикрепятся к процессу. Потерять процесс будет невозможно, так как он будет уведомлять/напоминать про необходимость подписания.

4

Возможность настройки сценария подписания. Если документ требует нескольких подписантов внутри компании можно настроить цепочку переходов с обязательными условиями.

5

Возможность вести согласование документов с внешними подрядчиками через личный кабинет, не используя почту/мессенджеры.

6

Возможность хранить документы на едином внешнем диске (Google диск, Яндекс диск, DropBox)

7

Возможность настроить статичные шаблоны документов без права на редактирование для некоторых/для всех сотрудников. Вы не столкнетесь с ситуацией, где ваш сотрудник, подрядчик, партнер может исправить документ без согласования с вами.

8

Возможность настройки рассылки документа. Речь идет про автоотправку счетов, актов, договоров без участия человека (по фактам платежей, по достижению срока, конкретной даты, размера задолженности и т.д.)

Цены и условия подключения продукта

Первое - вам нужно быть владельцем OneBox.
Если вы еще не владелец, то с тарифами можно ознакомиться тут:

Тариф на разовый выкуп лицензии, Тариф аренды лицензии

Цены и условия подключения

Возможности

Стартовый тариф

Базовый тариф

Индивидуальный тариф

3 готовых шаблона документов для применения (Счет, Акт, Накладная) Подробнее

2 стандартных процесса согласования документов + обучающие видео, по настройке и применению бизнес-процессов согласования.Подробнее

Преднастроенное меню просмотра документов согласования. Подробнее

Официальная база ЭЦП Украины Подробнее

Настройка до 15-ти страниц документов клиента стандартными функциями системы Подробнее

Личный Кабинет для работы с внешними контрагентами Подробнее

Настройка хранилища ваших документов с возможностью подключения внешних сервисов хранения Подробнее

Индивидуальная настройка процесса согласования документов под потребности клиента (+ подготовка обучающего видео по работе с процессом и его настройке). Подробнее

Разработка блок-схемы процесса согласования под клиента Подробнее

Индивидуальная настройка необходимых элементов автоматизации на этапах процесса согласования Подробнее

Настройка индивидуального интерфейса и вывода уникальных полей во внешний вид согласования документа Подробнее

Запись видео инструкций и обучения по результату настройки процесса согласования Подробнее

Стоимость

100$ разово и

10$/месяц

380$ разово и

40$/месяц

920$ разово и

95$/месяц

 

ЗАКАЗАТЬ

ЗАКАЗАТЬ

ЗАКАЗАТЬ

Часто задаваемые вопросы и ответы на них:
Я могу подключить, если я уже клиент OneBox?

Да, вы можете подключить это решение будучи уже клиентом. Ваша задача выбрать желаемый тариф продукта и заполнить данные в поле" Заказать". Или связаться с вашим менеджером.

Можно ли не платить каждый месяц и что будет если я перестану платить ежемесячно?

Да, можно не платить каждый месяц. Ежемесячная оплата взымается за предоставления поддерживаемых сервисов, а именно:
- база ЭЦП Украины (в случае не оплаты она отключается)

Является ли подписание документов цифровой подписью через Вашу систему официальной и юридически законным?

Да, является. Для подписания используется специальный программный комплекс, который имеет необходимые лицензии и сертификаты согласно требований и стандартов Украины.

Смогу ли я проверить законность наложения цифровой подписи через Вашу систему? Как это сделать?

Да, можете. В системе предусмотрена специальная функция проверки документов. Функция доступна при работе с документом, а так же при работе в личном кабинете.

Что делать если стандартное решение по согласованию документов не подходит? Возможно ли настроить индивидуально под мои требования сценарии согласования документов?

Есть 3 варианта решения данного вопроса:

  1. Покупка тарифа Продвинутый, где предусмотрены индивидуальные часы настройки.
  2. Настроить самостоятельно с помощью обучающих видео.
  3. Приобрести дополнительную услугу по консультации и настройке специалистом.
Могу ли Я сам добавить и настроить шаблоны документов для подписи?

Да, можете. Мы предоставляем обучающее видео по загрузке и настройке шаблонов документов, с помощью которого Вы сможете без проблем самостоятельно добавить новый документ.

Подробное описание возможностей:
Готовые шаблоны документов.

Мы предоставляем 3 шаблона документа которые чаще всего используют наши клиенты - это счет, акт, накладная. Мы использовали наш опыт работы с клиентскими документами и сделали оптимальные по удобству и внешнему виду документы. Также мы предоставляем видео по самостоятельной настройке шаблонов документов, вы сможете научиться не просто вносить минимальные изменения, а еще и самостоятельно настраивать документы с нуля.

Готовые шаблоны документов Готовые шаблоны документов
Загрузка ваших документов в OneBox

Вы предоставляете Ваши документы в формате doc, docx, xls, xlsx. В документах Вам необходимо указать какие данные должны подставляться автоматически

На основании предоставленных Вами документов, мы загружаем их в систему и настраиваем автоматическое заполнение полей, которые Вы выделили в файле. Примеры настроенных шаблонов документов*

Бизнес-процесс согласования документов

Мы предоставляем 2 готовых варианта согласования документов. Первый вариант дает возможность определять ответственных за согласования документа гибко.

Каждый раз новый документ может иметь свой список ответственных за согласования. Просто говоря вы каждый раз прописываете какие сотрудники согласовывают документ.

Второй вариант - статичный. Мы один раз настраиваем список сотрудников, которые согласовывают документ и при каждом новом согласовании этот список не меняется.*



Процедура индивидуальной настройки процесса согласования (Продвинутый тариф)

Специалист по внедрению под ключ настраивает процесс согласования документов клиенту в течении первых 10 раб. дней. Процесс настройки включает в себя:

  • Прояснение потребностей;
  • Настройку и согласование блок-схемы процесса;
  • Настройку внешнего вида процесса;
  • Настройку элементов автоматизации;
  • Подготовку индивидуальных обучающих видео материалов.

Для настройки используются готовые решения, кейсы успешных проектов, а также текущие возможности продукта - /ru/features/

Продукт постоянно совершенствуется, что позволяет гибко находить новые решения. В случае если у Вас уникальная логика и потребуется уникальное решение - специалист предложит Вам его. Для этого он привлечет сотрудников отдела разработчиков. С учетом Ваших пожеланий, будет разработана новая логика, которая позволит работать с продуктом еще удобнее. Вашим пожелания будут максимально учтены. Ввиду уникальности решения его оценка будет согласована с Вами отдельно.

В результате процедуры Вы сможет работать удобным и привычным для себя способом. При этом использовать новые возможности автоматизации решения и функцию наложения ЭЦП.



Разработка блок-схемы процесса согласования под клиента

Специалист проясняет и согласовывает с клиентом блок-схему его процесс согласования документов. Настраивает её в специальном конструкторе с визуализацией схемы. Учитывает особенности работы самого клиента. Дает рекомендации по тому как лучше формализировать те или иные этапы процесса клиента.

В результате будет подготовлена полная по содержанию схема работы процесса с визуализацией. Которую можно применять для формирования лучшего понимания хода процесса и его более эффективного анализа.



Индивидуальная настройка необходимых элементов автоматизации на этапах процесса согласования

Специалист проясняет пожелания по внешнему виду процесса для пользователей. И настраивает их. По результату выполнения настройки Блок-схемы процесса, специалист учтет их, а также особенности работы клиента и необходимую информацию для удобной работы с интерфейсом процесса. И настроит его.



Настройка индивидуального интерфейса и вывода уникальных полей во внешний вид согласования документа

Специалист прояснит необходимые элементы автоматизации и настроит их. Будет выполнен анализ процесса работы согласно блок-схемы и логики работы и предложено решения как лучше автоматизировать процесс. Автоматизация - применении готовых логик или решений, способных работать с минимальным участием пользователя, например, создание документов по готовому шаблону, автоматические расчеты цифровых значений в документах и т.д. В результате настройки таких решений, процесс работы станет менее затратным по времени для пользователей и даст больше времени для более важных задач.



Запись видео инструкций и обучения по результату настройки процесса согласования

По результатам выполнения настройки,специалист продемонстрирует факт выполнения настроек. Будет проведено обучение по применению и настройке. По результатам обучение будет записано специальное обучающее видео индивидуально под решение клиента. Видео-инструкцию можно будет применять как подсказку так и с целью обучения новых сотрудников работе с решением.

Подключение и возможность применения базы электронно-цифровых подписей

Мы используем специальное программное обеспечение ПК" Варта" которое отвечает требованиям стандартов Украины:

    • ДСТУ ГОСТ 28147-2009 “Системи обробки інформації. Захист криптографічний. Алгоритм криптографічного перетворення”;
    • ДСТУ 4145-2002 “Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”;
    • ГОСТ 34.311-95 “Інформаційна технологія. Криптографічний захист інформації. Функція хешування”.

и имеет Экспертное заключение Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины № 04/03/02-4759 от 11.12.2018 г.

Данное ПО позволяет легитимно подписать документ в электронном формате. С возможность проверки факта наложения в аккредитованных онлайн сервисе, а также на официальном сайте Налоговой Службы Украины и Министерства Юстиций Украины:

Также функция проверки доступна непосредственно в нашем решении. С помощью специального меню - Проверка наложения. Данная функция доступна как операторам CRM так и внешним клиентам в их личном кабинете.

Подключение и настройка личного кабинета

Вам будет доступен функционал личного кабинета для клиента.

Это специальная отдельная страница для Ваших контрагентов, где они смогут обмениваться с Вами документами, обмениваться сообщениями и подписывать документами в том числе используя ЭЦП

Подключение внешних хранилищ

В системе есть встроенная возможность выгрузки документов во внешние базы данных. Например:

  • хранилище на удаленном сервере с помощью подключения по FTP;
  • Google диск;
  • Яндекс Диск;
  • DropBox.
* Все настройку выполняются с применением стандатных возможностей продукта - /ru/features/ . Все дополнительные функции, которых сейчас нет- выполняются и оцениваются индивидуально за дополнительную плату. Специалист проводит предварительной оценку задачи и согласовует её выполнение с клиентом.

Вам не хватило описания чтобы принять решение? Закажите бесплатную консультацию: