Проекти, завдання та планування

Якщо “підсадити” на завдання ваших співробітників — ви більше ніколи не повернетеся до усних і паперових доручень.

Ведіть ваші проекти і завдання в OneBox: всі сучасні методології управління доступні в одній коробці. Підтримка діаграм Гантта, PERT, будь-яких воронок і вибірок, ієрархій, PIPE-потоків.

Календарі та GTD-листи (todo-листи)

Календар в системі OneBox — це багатофункціональний автоматизований інструмент планування, який об'єднав в собі найзручніші можливості класичного календаря і todo-листа — списку завдань. Вам не потрібно вручну переносити завдання на наступний день, календар переносить актуальні завдання автоматично. У календарі OneBox ви можете фільтрувати замовлення і завдання за різними параметрами. Система автоматично збудує завдання відповідно до пріоритетів. Ви можете масово змінювати статуси, переносити завдання і додавати в них коментарі.

Проекти, завдання, замовлення

Ведіть в одній системі OneBox всі проекти, завдання і замовлення вашої компанії. У проектах система дозволяє вам бачити всі завдання, замовлення, події, документи і платежі пов'язані з проектом. А також відображає статистику як окремого проекту, так і всіх проектів компанії у вигляді воронки, діаграми або списку. Завдання і замовлення — це налаштовані бізнес-процеси, але ви можете їх доповнювати, редагувати. У вашій системі OneBox відстежуйте статуси за окремими задачами, замовленнями або отримайте сумарний звіт. Аналізуйте і керуйте всіма процесами в одній системі.

Можливість створювати свої типи завдань

За замовчуванням бізнес-процеси в системі діляться на три типи, що відповідають трьом сутностяям: замовлення / завдання / проект. Але ви можете на основі цих сутностей додавати і налаштовувати свої типи завдань. Ваші додаткові типи завдань будуть доступні в системі разом зі стандартними. Ви можете самостійно їх додати нескінченну кількість, можете редагувати і видаляти. Унікальні типи завдань дозволяють вам налаштувати систему під ваші індивідуальні вимоги. Вкажіть всі можливі і необхідні для роботи розділи, до яких відкривається доступ через кнопки основного меню.

Налаштування фільтрації і сегментації кожного списку

Практично всі робочі дані у вашій системі OneBox: контакти, замовлення, завдання, продукти, проекти та інші ви можете відображати списком. У кожному списку вам доступна фільтрація, яка дозволяє миттєво сегментувати список по потрібним ознакам. Ви можете використовувати фільтрацію доступну за замовчуванням, а можете додавати свої поля фільтрів і шукати дані по потрібним вам значенням. Це дозволяє вам задати параметри відбору і оперативно отримати вибірку даних зі списку, застосувати до неї масове редагування, запустити розсилку, перемістити, змінити статус і так далі.

Відображення вибірки у вигляді календаря

настроювані гнучкі фільтра в системі OneBox дозволяють відбирати завдання і замовлення по заданих ознаках. Якщо вам для роботи важлива черга завдань або замовлень, відкрийте їх у вигляді календаря. Це дуже зручно, так ви побачите завдання на поточний день, на тиждень, на місяць. Завдання в календарі фільтруються за обраними вами умовами: по бізнес-процесам, по авторам завдань, відповідальною особою за виконання і багатьма іншими критеріями, які ви задасте. Відфільтровану вибірку в календарі можна використовувати для подальшої роботи, не переходячи в інші вікна. Прокрутіть календар, перенесіть завдання, міняйте пріоритет, масово редагуйте і плануйте. Швидко орієнтуватися в типах завдань і їх статусах дозволяє колірна відмінність: наприклад, прострочені завдання показані яскраво-червоними, виконані — блідо-сірими і так далі.

Відображення вибірки у вигляді діаграми Гантта

Діаграма Гантта — один з методів планування в управлінні проектами доступний в системі OneBox. Такий метод використовується компаніями для відображення структури, переліку робіт за проектом і наочно відображає плановані терміни кожного етапу на відрізку часу. Використовувати такий метод в системі OneBox не вимагає витрат часу на побудову діаграми, OneBox зробить це автоматично. Фільтрувати потрібні вам сутності: завдання, замовлення, проекти та відкрийте вибірку у вигляді діаграми Гантта.

Відображення вибірки у вигляді воронки

Відфільтруйте потрібні вам завдання в системі OneBox і виберіть відображення у вигляді воронки. Воронка дозволяє відстежувати статистику по всіх етапах бізнес-процесів, виявляти проблемні проміжки, усувати або оптимізувати їх. Якщо розглянути воронку на простому прикладі продажів, то вхід в воронку — це перше звернення клієнта. Нижче наступна частина воронки — етап презентації, він більш вузький, так як до нього доходять не всі клієнти (відсіяли нецільових і незацікавлених). Ще нижче етап закритої угоди, до якого доходить ще менше клієнтів. Завдання бізнесу довести більше клієнтів від звернення до фінального етапу. Воронка допомагає зрозуміти на яких етапах скільки клієнтів втрачено, знайти відповіді, чому так відбувається щоб поліпшити ефективність бізнес-процесу.

Відображення вибірки у вигляді діаграми PERT

Діаграма PERT була створена ВМС США для проекту створення ракетної системи. У наш час цей метод використовують і в бізнесі, щоб графічно відображати плановані терміни та етапи виконання проектів. Якщо ви використовуєте в роботі з проектами цей інструмент, то система OneBox допоможе вам з цим. В системі OneBox відфільтруйте ваші дані і відкрийте їх у вигляді діаграми PERT.

Імпорт та експорт вибірки в Excel

Система OneBox в реальному часі формує вибірки, за тими даними і в тому вигляді, в якому вам потрібно. Для цього задайте параметри для формування звіту, натисніть "Фільтрувати". Отриману вибірку ви можете відправити у вигляді XLS-файлу — експортувати. Для цього після формування вибірки тисніть на "Експорт в XLS". Ви також можете завантажити — імпортувати вибірку в систему з XLS-файлу. Для цього тисніть на кнопку "Імпорт Excel" і завантажуйте файл.

Налаштування колонок в таблицях і звітах

Система OneBox зручна своєю гнучкістю і адаптивністю під завдання клієнта. У OneBox ви можете відображати ваші дані у вигляді таблиць. У таблицях можна змінити колонки: поміняти їх місцями, непотрібні відключити. Що в результаті дозволить ваМ отримати таблицю без зайвої інформації, це дуже зручно. Крім того ви можете налаштовувати в якому вигляді отримувати звіти. Колонки в звітах також налаштовуються за вашим бажанням.

Повна історія зміни кожного завдання

Коли ви впроваджуєте в свою компанію систему OneBox, вона повинна стати для ваших співробітників єдиним "вікном в роботу". Коли ваші співробітники використовують для спілкування тільки корпоративні канали зв'язку через OneBox і всю роботу відображають в системі, то ви можете бачити повну картину того, що відбувається. Прямо з відкритого завдання в OneBox можна зателефонувати, написати лист, відправити повідомлення. Всі події по завданню, коментарі та зміни статусів зберігаються в історії, вони залишаються постійно доступні і видаляти їх неможна.

Робота з декількома контактами в одному замовленні

Якщо обговорювати замовлення вам потрібні не з одним представником клієнта, а з кількома, то ви можете прив'язати до замовлення кілька контактів. Це дозволяє вам не витрачати час на написання коментарів про те, що якщо Іван не відповість, то звертатися до Петра і вручну додавати його контакти, а потім шукати цей коментар. Ви просто додаєте кілька контактів в одне замовлення і в процесі вибираєте, з ким вам потрібно зв'язатися.

Прив'язка платежів до замовлення або проекту

Система OneBox влаштована так, що зберігає пов'язані між собою сутності. Як, наприклад, замовлення і платежі по ним або проекти і платежі. Це при роботі із замовленням або проектом дає змогу відслідковувати статус фінансових зобов'язань між вами і вашим контрагентом. Також це дозволяє бачити який платіж до якого конкретно замовлення або партнера прив'язаний, якщо ви дивитеся загальний список платежів або звіт по платежам. Якщо ви відкрили замовлення або проект ви можете переглянути пов'язані з ними платежі, дату проведення, суму і так далі.

Автоматичне створення платежів в замовленні

Щоб максимально прискорити процес обробки замовлень, в системі OneBox доступні автоматичні дії, які спрощують роботу менеджера: створюють і проводять платежі автоматично. При формуванні замовлення очікуваний платіж створюється автоматично, ви можете вказати в якій валюті будуть створюватися платежі. Система може автоматично виставити кілька рахунків за одним замовленням, якщо потрібно. Якщо дата проведення платежу не вказана, то OneBox поставить дату, яка вказана в полі замовлення "Виконати до".

Інтеграція замовлень зі службами доставки

Інтегруйте систему OneBox з системами служб доставки: Нова пошта, Містекспресс, Інтайм, PickPoint, Сдек. Це дозволяє вашим клієнтам в замовленні створювати товарно-транспортні накладні та відправляти або друкувати їх, друкувати наклейки на посилки. Ваша система отримує інформацію про зміну статусу доставки і на основі цього автоматично змінює етап бізнес-процесу. Список міст, де відкрилися нові відділення служб доставки автоматично оновлюється. Щоб налаштувати інтеграцію системи та служби доставки потрібно в "Налаштуваннях системи" відкрити "Інтеграції", вибрати службу, ввести логін, пароль і ІКН, який присвоює вам служба доставки.

Стрічки коментарів і чати всередині проектів і завдань

В системі OneBox в задачах і проектах доступний блок для написання коментарів, ці коментарі повністю вирішують питання корпоративного чату. До записів можна ставити лайки і дізлайкі, можна згадати колегу, він отримає повідомлення і відповість. Ваші колеги можуть використовувати опцію швидкого додавання цитати вашого запису і конкретизувати до чого відносяться їхні відповіді. Коментарі відображають листування між співробітниками і зберігають їх в хронологічному порядку. У коментарях можна писати не лише текст, в них можна прикріплювати файли. Крім того, в коментарі OneBox записує дії менеджерів або автоматичні дії системи: переведення на інший етап, зміна відповідального, а також листування з клієнтами.

Автоматична і ручна постановка завдань в проектах

Керуйте вашими проектами в системі OneBox, щоб бачити все що пов'язано з проектом, відстежувати статистику всіх проектів або робити вибірку по цікавлячим вас окремим проектам. Всі завдання, пов'язані з проектом будуть відображені в зручному для роботи вигляді. Ви можете ставити нові завдання по проекту прямо з вікна проекту. Крім того, система OneBox може самостійно ставити завдання, якщо ви вкажете і додасте автоматичну дію в налаштуваннях. Наприклад, при переході проекту на наступний етап, система перевіряє чи є у цього проекту активні завдання. Якщо немає, то OneBox ставить завдання автоматично.

Прив'язка KPI до фактів виконання завдань

Якщо у вас є чітке розуміння скільки завдань співробітник тієї чи іншої ролі повинен закрити в день, ви можете автоматизувати контроль кількості виконаних завдань. Вкажіть скільки мінімум завдань співробітник повинен закрити за день і вкажіть максимальну кількість завдань. Ваша система OneBox буде повідомляти вищестоящого керівника про необхідність втрутитися в роботу співробітника, який не досяг необхідного мінімуму завдань в день, а також підкаже, хто перевиконав план, щоб ви могли преміювати такого співробітника і перевірити якість завдань.

Масове управління завданнями, проектами і замовленнями

Швидкість роботи з завданнями, проектами і замовленнями важлива для економії часу і як наслідок інших ресурсів компанії. Тому в системі OneBox є масове управління цих сутностей, що в десятки разів прискорило їх редагування. Швидко відібрати потрібні вам завдання, проекти і замовлення допоможе система фільтрів. Отриману вибірку відкрийте у вигляді списку, відзначте галочками потрібні позиції і застосуйте масове управління. Ви можете відзначити всі позиції на сторінці за один клік по галочці у верхній частині сторінки, а потім змінити дату, додати коментар, змінити відповідального і так далі.

Підсвічування «гарячих» завдань

Календар в системі OneBox є зручним і багатофункціональним інструментом планування і виконання завдань. Для інтуїтивного орієнтування в задачах календаря ви можете використовувати колірну відмінність етапів бізнес-процесів. Крім того, якщо термін виконання завдання закінчується, то система автоматично позначає таке завдання іконкою у вигляді полум'я, показуючи, що терміни горять. Крім графічного відображення автору і виконавцю завдання можуть надсилатися повідомлення про наближення дедлайну.

Кольорове маркування завдань в статусах

У дорожньому русі для швидкого орієнтування використовують колірні сигнали, які ми сприймаємо вже рефлекторно. Точно так же і робота в системі OneBox доводиться до автоматизму, завдяки колірній палітрі етапів бізнес-процесів. Ви самостійно вказуєте, який колір буде у завдань в тому чи іншому статусі. Це дозволить вашим менеджерам швидко визначати потрібні завдання серед інших і відчутно прискорить їх роботу.

Ручний і автоматичний контроль за виконанням завдань

Система OneBox здатна частково замінити керівника в питаннях контролю виконання завдань. Адміністратор відділу може вручну відкрити всі завдання підлеглого і побачити на яких статусах вони знаходяться. Але щоб автоматизувати цей процес, в системі є автоматичні дії, які відправляють повідомлення після закінчення терміну виконання завдання. Що дуже зручно і знімає навантаження з керівника. Повідомлення може бути відправлено і клієнту, який ставив задачу.

Синхронізація CRM між собою

Якщо ваш партнер по бізнесу також працює в системі OneBox, то ви можете синхронізувати ваші завдання і автоматизувати вашу співпрацю, що зробить її ще більш плідною. Для цього в потрібний етап бізнес-процесу додайте дію, в якій вкажіть адресу системи партнера, імейл менеджера і яке завдання йому відкривати. Така взаємодія виведе на новий якісний рівень взаємодію з вашим контрагентом.

Голосова постановка задач

Щоб використовувати даний функціонал, необхідно натиснути на значок мікрофона і проговорити завдання. Після того, як ви почнете говорити, секундна затримка буде сприйматися як закінчення фрази. Далі фраза піде на розпізнавання. Якщо з неї вийшло зібрати завдання, то відкриється сторінка завдання, а в іншому випадку - все що ви наговорили введется в рядок глобального пошуку системи OneBox. Слова: "Створити", "Поставити", "Нагадати" є ключовими. Слова: "на", "відповідальний", "менеджер", "призначити" сигналізують, що за такими двома словами потрібно шукати відповідального до задачі. Після слів, "тема", "текст" весь інший текст буде занесений в ім'я завдання. Якщо ви не встановили відповідальний, то відповідальним буде автор завдання. Голосова постановка завдань прискорює вашу роботу.

Швидке підключення співробітників до листування

Щоб підключити до листування вашого співробітника — просто поставте значок @ і почніть вводити його ім'я в поле коментаря до задачі або проекту. Ваш колега отримає повідомлення з текстом вашого коментаря з посиланням на завдання, в яке він може перейти в один клік. Якщо ви згадали співробітника в задачі, то за фактом появи нових коментарів, листів або зміни статусів завдання, йому автоматично будуть відправлятися повідомлення. Така опція звична користувачам Facebook.
Програма управління бізнесом для ледачих егоїстів
Нова версія OneBox вже доступна!
Консультація CRM-фахівців — +380 (44) 390-09-85
Готова CRM за 2 хвилини
.crm-onebox.com
Натискаючи на кнопку, ви автоматично приймаєте ліцензійну угоду.
Ні, мені ліньки...