OneBox eDoc ua
Зміст сторінки:
І все це доступно в OneBox eDoc!Можливість підписання документів співробітниками компанії і зовнішніми контрагентами використовуючи електронно-цифровий підпис (ЕЦП). Ви зможете підписувати всередині компанії або із зовнішніми контрагентами прямо через OneBox
Застосування факсимільного підпису/печатки. Це дуже зручно, коли документ підписується всередині компанії, щоб не шукати підписанта ви просто ставите на нього завдання, він вибирає статус підписання і на документ автоматично накладається його підпис та печатка (можливо тільки підпис або тільки друк)
Можливість обміну документами з зовнішніми підрядниками через особистий кабінет. Це дуже зручно тим, що всі додані електронні документи не загубляться, як це може бути з електронною поштою, а потраплять в OneBox і прикріпяться до процесу. Втратити процес буде неможливо, так як він буде повідомляти/нагадувати про необхідність підписання.
Можливість налаштування сценарію підписання. Якщо документ потребує кількох підписантів всередині компанії можна налаштувати ланцюжок переходів з обов'язковими умовами.
Можливість вести погодження документів із зовнішніми підрядниками через особистий кабінет, не використовуючи пошту/месенджери.
Можливість зберігати документи на єдиному зовнішньому диску (диск Google, Яндекс диск, DropBox)
Можливість налаштувати статичні шаблони документів без права на редагування для деяких/для всіх співробітників. Ви не зіткнетеся з ситуацією, де ваш працівник, підрядник, партнер може виправити документ без погодження з вами.
Можливість налаштування розсилки документа. Мова йде про автовідправлення рахунків, актів, договорів без участі людини (за фактами платежів, по досягненню строку, конкретної дати, розміру заборгованості і т.д.)
Перше - вам потрібно бути власником OneBox.
Якщо ви ще не власник, то з тарифами можна ознайомитися тут:
|
Можливості |
Стартовий тариф |
Базовий тариф |
Індивідуальний тариф |
|
3 готових шаблони документів для застосування (Рахунок, Акт, Накладна) Детальніше |
|||
|
2 стандартних процеси узгодження документів + навчальні відео, налаштування і застосування бізнес-процесів узгодження.Детальніше |
|||
|
Налаштоване меню перегляду документів погодження. Детальніше |
|||
|
Офіційна база ЕЦП України Детальніше |
|||
|
Налаштування до 15-ти сторінок документів клієнта стандартними функціями системи Детальніше |
|||
|
Особистий Кабінет для роботи з зовнішніми контрагентами Детальніше |
|||
|
Налаштування сховища ваших документів з можливістю підключення зовнішніх сервісів зберігання Детальніше |
|||
|
Налаштування процесу узгодження документів під потреби клієнта ( підготовка навчального відео по роботі з процесом і його налаштуванням). Детальніше |
|||
|
Розробка блок-схеми процесу узгодження під клієнта Детальніше |
|||
|
Налаштування необхідних елементів автоматизації на етапах процесу узгодження Детальніше |
|||
|
Налаштування індивідуального інтерфейсу і виведення унікальних полів у зовнішній вид погодження документа Детальніше |
|||
|
Запис відео інструкцій та навчання за результатом налаштування процесу узгодження Детальніше |
|||
|
Вартість |
100$ разово і 10$/місяць |
380$ разово і 40$/місяць |
920$ разово і 95$/місяць |
Так, ви можете підключити це рішення будучи вже клієнтом. Ваше завдання вибрати бажаний тариф продукту і заповнити дані в полі" Замовити". Або зв'язатися з вашим менеджером.
Так, можна не платити кожен місяць. Щомісячна оплата стягується за надання підтримуваних сервісів, а саме:
- база ЕЦП України (в разі не оплати вона відключається)
Так, є. Для підписання використовується спеціальний програмний комплекс, який має необхідні ліцензії та сертифікати відповідно до вимог і стандартів України.
Так, можете. У системі передбачена спеціальна функція перевірки документів. Функція доступна при роботі з документом, а так само при роботі у особистому кабінеті.
Є 3 варіанти вирішення даного питання:
- Купівля тарифу Просунутий, де передбачені індивідуальні години налаштування.
- Налаштувати самостійно за допомогою навчальних відео.
- Придбати додаткову послугу з консультації та налаштування фахівцем.
Так, можете. Ми надаємо навчальне відео по завантаженню і налаштуванню шаблонів документів, з допомогою якого Ви зможете без проблем самостійно додати новий документ.
Ми надаємо 3 шаблони документів які найчастіше використовують наші клієнти - це рахунок, акт, накладна. Ми використовували наш досвід роботи з клієнтськими документами і зробили оптимальні по зручності і зовнішнього вигляду документи. Також ми надаємо відео з самостійного налаштування шаблонів документів, ви зможете навчитися не просто вносити мінімальні зміни, а ще й самостійно налаштовувати документи з нуля.
Ви надаєте Ваші документи в форматі doc, docx, xls, xlsx. У документах Вам необхідно вказати які дані повинні підставлятися автоматично
На підставі наданих Вами документів, ми вантажимо їх у систему і налаштовуємо автоматичне заповнення полів, які Ви виділили у файлі. Приклади настроєних шаблонів документів*
.png)
Ми надаємо 2 варіанти готових погодження документів. Перший варіант дає можливість визначати відповідальних по узгодженню документа гнучко.
Кожен раз новий документ може мати свій список відповідальних за узгодження. Просто кажучи ви кожен раз прописуєте які співробітники погоджують документ.
Другий варіант - статичний. Ми один раз налаштовуємо список співробітників, які погоджують документ і при кожному новому узгодженні цей список не змінюється.*
Фахівець з впровадження під ключ налаштовує процес узгодження документів клієнту протягом перших 10 роб. днів. Процес налаштування включає в себе:
- Прояснення потреб;
- Налаштування та узгодження блок-схеми процесу;
- Налаштування зовнішнього вигляду процесу;
- Налаштування елементів автоматизації;
- Підготовку індивідуальних навчальних відео матеріалів.
Для установки використовуються готові рішення, кейси успішних проектів, а також поточні можливості продукту - /ru/features/
Продукт постійно вдосконалюється, що дозволяє гнучко знаходити нові рішення. У випадку якщо у Вас унікальна логіка і потрібно унікальне рішення - фахівець запропонує Вам його. Для цього він приверне співробітників відділу розробників. З урахуванням Ваших побажань, буде розроблена нова логіка, яка дозволить працювати з продуктом ще зручніше. Вашим побажання будуть максимально враховані. Зважаючи на унікальність рішення його оцінка буде погоджена з Вами окремо.
В результаті процедури Ви зможе працювати зручним і звичним для себе способом. При цьому використовувати нові можливості автоматизації рішення і функцію накладання ЕЦП.
Спеціаліст прояснює і погоджує з клієнтом блок-схему його процес узгодження документів. Налаштовує її в спеціальному конструкторі з візуалізацією схеми. Враховує особливості роботи самого клієнта. Дає рекомендації щодо того як краще формалізувати ті чи інші етапи процесу клієнта.
В результаті буде підготовлена повна за змістом схема процесу роботи з візуалізацією. Яку можна застосовувати для формування кращого розуміння ходу процесу і його більш ефективного аналізу.
Спеціаліст прояснює побажання щодо зовнішнього вигляду процесу для користувачів. І налаштовує їх. По результату виконання установки Блок-схеми процесу, спеціаліст врахує їх, а також особливості роботи клієнта та необхідну інформацію для зручної роботи з інтерфейсом процесу. І налаштує його.
Спеціаліст прояснить необхідні елементи автоматизації і налаштує їх. Буде виконаний аналіз процесу роботи згідно блок-схеми і логіки роботи та запропоновано рішення як краще автоматизувати процес. Автоматизація - застосування готових логік або рішень, здатних працювати з мінімальною участю користувача, наприклад, створення документів за готовим шаблоном, автоматичні розрахунки числових значень у документах і т.д. В результаті наоаштування такого рішення, процес роботи стане менш витратним за часом для користувачів і дасть більше часу для більш важливих завдань.
За результатами виконання налаштування, спеціаліст продемонструє факт виконання налаштувань. Буде проведено навчання по застосуванню та налаштування. За результатами навчання буде записано спеціальне навчальне відео індивідуально під рішення клієнта. Відео-інструкцію можна буде застосовувати як підказку так і з метою навчання нових співробітників роботі з рішенням.
.png)
Ми використовуємо спеціальне програмне забезпечення ПК" Варта" що відповідає вимогам стандартів України:
- ДСТУ ГОСТ 28147-2009 “Системи обробки інформації. Захист криптографічний. Алгоритм криптографічного перетворення”;
- ДСТУ 4145-2002 “Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”;
- ГОСТ 34.311-95 “Інформаційна технологія. Криптографічний захист інформації. Функція хешування”.
і має Експертний висновок Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України № 04/03/02-4759 від 11.12.2018 г.
Дане ПЗ дозволяє легітимно підписати документ в електронному форматі. Можливість перевірки факту накладення в акредитованих онлайн сервісі, а також на офіційному сайті Податкової Служби України та Міністерства Юстиції України:
Також доступна функція перевірки безпосередньо в нашому рішенні. За допомогою спеціального меню - Перевірка накладення. Дана функція доступна як операторам CRM так і зовнішнім клієнтам в їх особистому кабінеті.
Вам буде доступний функціонал особистого кабінету для клієнта.
Це спеціальна окрема сторінка для Ваших контрагентів, де вони зможуть обмінюватися з Вами документами, обмінюватися повідомленнями і підписувати документами в тому числі використовуючи ЕЦП
.png)
.png)
У системі є вбудована можливість вивантаження документів у зовнішні бази даних. Наприклад:
- сховище на віддаленому сервері за допомогою підключення по FTP;
- Google диск;
- Яндекс Диск;
- DropBox.
У вас буде можливість використовувати готові пункти меню, де ви зможете відразу побачити розділені документи по статусах підписання:
- Новий документ;
- Очікують підписання;
- Підписано;
- і т.д.
Крім цього за допомогою спеціальних налаштувань Ви зможете самостійно змінювати назву статусів та їх розташування. Так як це зручно Вам.
