Работа с онлайн документами в CRM-системе OneBox

Автоматизация CRM понемногу заполняет все сферы бизнеса - уже есть возможность упорядочить складской учет, взаимоотношение с клиентом и партнером также можно автоматизировать и упростить, продажа ускоряется с помощью различных инструментов - подсказок, автоответов. Бухгалтерам также стало проще, ведь CRM-ки помогают строить отчеты. Но есть еще один инструмент, который поможет как бухгалтерам, так и продажам  - это возможность перевести в онлайн работу с документами. В чем ценность такого решения, как вести документооборот в CRM OneBox - об этом пойдет речь в статье. 

Онлайн документы - чем принципиально отличаются от бумажного формата?

Электронный документооборот - это форма ведения документации, когда процесс создания и хранения данных (в т.ч юридических реквизитов) обеспечивается в электронном формате. По сути это те же документы компании, что и в бумажном формате, но работа с ним происходит через экран компьютера. 

Преимущество онлайн документов в том, что они будут позволять: 

  • ускорить обмен и подписание документов между сторонами;
  • упростить редактирование документации, ведь не нужно отправлять документы на печать после каждой правки;
  • более легко и быстро находить нужный документ - никаких стеллажей под потолок, все рассортировано и размещено по электронным папкам, нужный документ можно достаточно быстро найти через поиск;
  • получить доступ и работать с документами, можно где бы вы не находились, если под рукой есть компьютер или планшет. В отличии от бумажных, онлайн документы не вынуждают вас быть привязанным к рабочему месту или возить папки с документацией с собой - это упрощает управление компанией. 

Сложности электронного документооборота:

  • могут возникнуть сложности с подписанием таких документов;
  • бизнес относительно недавно начал массовое внедрение электронных документов в свою работу, поэтому еще не все доверяют этому методу

Работа с документами в OneBox - с чего начать:

  • определить какие документы вы используете чаще всего;
  • в разделе настройки системы - прочее - шаблоны документов проверьте есть ли там все нужные вам шаблоны. Программа предусматривает  наиболее распространенные шаблоны: счет, договор, акт выполненных работ, если же вы не нашли нужного, его можно создать в системе. Раздел работы с шаблоном состоит из двух частей: 
  • редактор - место,  где непосредственно настраивается шаблон при его добавление, если нужно немного подправить под себя существующие шаблоны -   это тоже можно сделать в редакторе;

  • предпросмотр, где будет пример готового документа согласно шаблону;

  • добавить на нужном этапе заказа клиента, действия, которые в будущем будут формировать документы автоматически:

Что мы получим:

1. возможность создавать документы под заказ:

  • вручную через раздел “документы”, используя готовый шаблон этот процесс займет около минуты;
  • автоматически действием бизнес-процесса, при переходе в определенный этап действие создаст нужный документ с данными заказа и привяжет его и к самому заказу, и к клиенту этого заказа.

2. отправлять документы email клиента действием, при смене этапа. Все, что для этого потребуется менеджеру - нажать на кнопку нужного этапа в заказе;  

Как вести документооборот в OneBox

Поиск нужного документа:

  1. Все документы системы находятся в одном разделе “документы” , перейти в него можно с меню. Нужный документ находим в списке вручную, или, когда документов много, более хороший и простой способ поиска - через панель фильтрации. Здесь можно задать признак поиска: по номеру, названию, направлению, автору, юр лицу, клиенту, дате отправки или получения документа, доступны и другие показатели;
  2. Документы, которые вы сделали для клиента, будут привязаны к его карточке контакта. Если клиент запросил у вас какой-то документ - откройте пункт “документы” в его карточке, там будет список всех созданных ранее документов по этому клиенту;
  3. Также документы привязываются к процессу в котором они были созданы, найти их можно на вкладке “документы” нужного процесса. 

Создание и редактирование документов

Как и указано выше документы можно добавить или вручную, или с помощью действия бизнес процесса:

Информация, которая будет в документе полностью зависит от его шаблона. По сути сам документ включит в себя: текст, который вы прописали в шаблоне и данные заказа (клиента заказа) которые подтянут добавленные в шаблон переменные. Это может быть: сумма заказа, продукты заказа, юридические реквизиты выбранного в настройках юр лица и другое. Независимо от способа создания документа (вручную или действием) все созданные документы можно редактировать (например вы создали документ, а потом клиент указал, что ему нужно не 3, а 5 единиц товара). Для того чтобы внести правки в документ:

  1. откройте его (с карточки клиента, с процесса, или с раздела документов);
  2. перейдите на страницу редактирования;
  3. внесите правки и кликните на “сохранить”.

Печать и скан-копии документов

Созданные в OneBox документы можно: 

  • отправить на печать (чтобы сохранить бумажный формат, или отправить клиенту, или подписать);
  • после того как документ подписан обеими сторонами в систему можно приложить его скан-копию - бесплатный способ хранения документов, благодаря которому вся документация компании будет упорядочена.