click fraud detection

Смена crm - Или как правильно подготовиться к переезду на crm-OneBox

Если вы приняли решение автоматизировать новый бизнес, который создан недавно, то работа в программе начнется с ее настроек. Если же компания существует определенное время, скорее всего у нее будут данные, которые программа должна “увидеть” еще до того как вы начнете ее внедрять. В этой статье разберем более детально второй случай, а именно речь пойдет о том какие данные можно переносить в OneBox и в каком виде они должны быть, чтобы система их “приняла”, как выбирать способы импорта и в чем ценность переноса данных с других систем.

Что можно загрузить в OneBox

Основную информацию, которую использует управление компанией или отдел продаж можно будет занести в систему OneBox. В частности это могут быть: 

  • продукты (услуги), которые вы продаете;
  • контакты: клиенты, поставщики, партнеры, сотрудники;
  • заказы;
  • также будет возможность настроить шаблоны документов и подключить рабочие email сотрудников.

Как лучше подготовить данные 

Внедрение системы будет более быстрым и простым если, вы предварительно подготовите данные для импорта. Что необходимо сделать для этого:

1. Приведите базу контактов в единый вид. Разберем на примере базы в файле xls:

  • определите какие данные по контрагентам у вас есть (ФИО, номер телефона, название компании, email, отзыв..);
  • для каждого вида данных выделите отдельную ячейку в файле;
  • добавьте информацию которую клиент оставил вам о себе в файл по ячейкам. 

Такой файл можно будет с легкостью загрузить в систему. Процесс загрузки произойдет гораздо быстрее чем ручное добавление данных. 

2. Проделайте с базой товаров те же шаги, что описаны для контактов

3. Для переноса заказов, также необходимо будет систематизировать данные согласно стандарту системы;

4. Как правило, у компаний есть корпоративный email (общий или же у каждого сотрудника). Его можно интегрировать с системой. Для этого потребуются прописать в системе доступ к почте с которой настраивается интеграция;

5. Касательно шаблонов документов, в системе можно создать свои шаблоны используя существующие переменные. Для этого от клиента необходим пример документа с описанием того: 

  • какой текст должен быть в шаблоне;
  • какие данные должны подтягиваться с процесса/клиента;
  • в каком порядке на данные должны быть размещены на листе.

Как эффективно использовать загруженные данные в системе

Чем бы вы не занимались, первоначальная, основная задача скорее всего состояла в том, чтобы привлечь клиентов. Почему это делает бизнес, наверное понимают все, а вот для чего контакты переносить в OneBox:

  1. система поможет сегментировать базу, распределить клиентов можно по: степени заинтересованности (холодный/теплый лид), региону и другим параметрам по которым вам удобно работать ввиду особенностей бизнеса;
  2. в зависимости от группы клиента вы сможете с ним наладить с ним работу: делать рассылки напоминая о себе, ставить задачи на прозвон и другое;
  3. вся работа по клиенту будет зафиксирована в системе: письма, звонки, выставленные счета, полученные оплаты, чем интересовался и от чего отказывался - если вы будете вести сделки в OneBox все эти данные система и запомнит и отобразит вам в нужный момент;
  4. непосредственно работа с клиентом ускорится за счет автоматизации: выставление счета по шаблону, отправка шаблонного письма или sms по заказу, формирование ТТН - простые процессы, которые сотрудники делают каждый день система позволит сделать в разы быстрее после ее настройки, а возможность создавать напоминания поможет набрать клиенту во время. 

Добавив продукты в систему вы сможете: 

  • вести складской учет: отслеживать наличие, резерв и движение товаров на складе, делать переучет, задавать минимальный резерв и отправлять заказы поставщику;
  • использовать в процессе продаж: добавлять в заказ, чтобы бухгалтер мог выставить счет, а клиенту было отправлено письмо с продуктами заказа, проводить оплаты на сумму заказа и отслеживать результативность продаж в отчетах. 

Настроив интеграцию с email сотрудников, они смогут:

  • вести переписку и видеть ответы от клиентов внутри сделки;
  • получать входящие письма в виде процессов в CRM, так как задача с текстом письма будет в рабочем календаре сотрудник точно не потеряет письмо и не забудет прочитать.

А добавив шаблоны документов, вы сможете: 

  1. настроить действия, которые сформируют документ в один клик, при переходе в этап;
  2. сформированный документ система может просто добавить в раздел “документы”, а может сразу же отправить клиенту на email;
  3. документы по шаблону можно добавлять и вручную, открыв вкладку документов и выбрав нужный шаблон - такой способ также будет быстрее полностью ручного создания, ведь система автоматически подтянет текст с шаблона, а добавленные в шаблон переменные подтянут данные с заказа. 

Мы рассказали про наиболее популярные сущности, которые клиенты чаще всего переносят при запуске CRM. На самом деле возможностей OneBox гораздо больше. 

Оставить комментарий
Поставьте оценку:
Стасюк Юлия
Support manager
Подписаться на новые публикации
Дайджест выходит раз в неделю по пятницам.

Еще по теме
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...