Компания выросла и наступает момент, когда успешный руководитель задумывается об автоматизации не только продаж и взаимодействия с клиентами, но и процесса управления деятельностью компании в целом. На помощь приходит CRM-система, помогающая решать эту многоходовую задачу.
И вот на этом этапе необходимо осознать, какие могут быть ошибки и, самое главное, как постараться их обойти. Так, в OneBox используются инструменты, помогающие минимизировать риск совершения ошибок.
Как избежать 10 распространённых ошибок в управлении проектами:
- Размытая конечная цель. Необходимо тщательное планирование и контроль технических и человеческих факторов выполнения задач. Сформулируйте, что вы видите в итоге, какие задачи должны решаться, каким образом будет осуществляться коммуникация между участниками процесса.
- Неправильный выбор ведущего менеджера. Ни одна, даже самая лучшая, система не справится, если неверно выбран руководитель проекта. Она только предоставит данные, а анализировать их будет именно руководитель. Некомпетентный специалист завалит весь проект, поэтому ошибка в подборе кадров, по важности, стоит на втором месте.
- Непонимание значимости. В первую очередь project-менеджер, определившись с исполнителями, должен донести до каждого важность выполнения проекта в целом и отдельных задач в частности. Важно обсудить возможные вопросы, алгоритм реагирования в процессе работы. В системе OneBox комментарии, написанные в специальном блоке, выполняют роль корпоративного чата.
- Отсутствие контроля. Действия каждого исполнителя, выполняемость этапов требует контроля, иначе работа превратится в сюжет басни Крылова. Автоматизированная система позволяет руководителю отслеживать процессы, документооборот, связанные платежи.
- Слишком много проектов. Нельзя объять необъятное, поэтому выполнение нескольких проектов только ухудшает производительность менеджеров. Руководителю необходимо чётко отслеживать загрузку каждого исполнителя и понимать, сколько задач сотрудник должен выполнить за определённый срок. CRM сообщит о ходе работы и необходимости применения «кнута или пряника».
- Поверхностное составление планов. Если не хотите срыва проекта, то составляйте планы, близкие к реальности и вовремя вносите изменения. Важно соблюдать сроки и стараться не выходить из бюджета. Отличный инструмент планирования – календарь OneBox, включающий в себя календарное расписание и todo-лист – список задач. Выстраивается строгая очерёдность по заданным приоритетам с возможностью корректировки.
- Нечёткое распределение обязанностей. У руководителя есть две крайности: контроль каждого шага сотрудников с одной стороны и попытка нагрузить работой того, кто и так завален, с другой. Чтобы не допустить дублирования обязанностей и оценить эффективность подчинённых, CRM отследит выполнение и уведомит руководителя о состоянии дел.
- Изменение цели по ходу выполнения проекта. Вы взялись за заказ, во всю кипит работа и тут клиент заявляет, что он решил сделать всё по-другому. Поэтому важно в самом начале обсудить все требования, договориться об условиях приёмки и желательно всё подкрепить документами. Но, если заказчик просит внести изменения, и вы хотите продолжить сотрудничество, то стоит идти навстречу, оговорив возможные задержки в сроках выполнения и превышении бюджета.
- Нет промежуточных итогов. На пути к финалу – успешному завершению проекта – попадаются подводные камни. Чтобы выполнят поставленные задачи в срок, периодически подводите промежуточные итоги. Система чек-листов позволяет отслеживать детали и выявлять неточности и ошибки.
- Сдача проекта без предварительного испытания. Как бы ни был идеально сделана работа, сдавать в последний момент без запаса времени на возможные исправления не стоит. Вашим девизом должно быть не «Дуракам полработы не показывают», а «План-выполнение-испытание-сдача-окончательная оплата».
Автоматизируйте не только выполнение рутинных операций, но и управление проектами в целом. Используйте все современные методики, задействованные в автоматизированной системе управления OneBox.
