click fraud detection

Возможна ли электронная подпись деловых документов в CRM-OneBox

Цифровой документооборот уже давно не новинка. Бизнес упростил себе жизнь используя цифровые документы, ведь процесс создания и обмена такими документами с клиентом, партнером происходит гораздо быстрее чем в традиционном, бумажном формате. Но вместе с этим появилось две проблемы: 

  • защита данных в электронном документе;
  • для того чтобы сделка была признана действительной, обязательно должно произойти подписание документа с обеих сторон. 

Обе эти проблемы решает электронная цифровая подпись (эцп). Что это, как подписывать документ с ЭЦП, а также что позволит интеграция OneBox с ЭЦП - об этом поговорим в статье.

Что такое ЭЦП

Электронная цифровая подпись - атрибут электронного документа, который формируется путем криптографической шифровки информации. ЭЦП невозможно перенести на другой носитель (или документ) путем обычного копирования. Благодаря этому именно с помощью ЭЦП возможно подтвердить свое авторство на электронный договор. 

Работа с ЭЦП в OneBox - основные моменты

Подписание документов ЭЦП в OneBox легитимно?

Для подписания документов цифровой подписью в OneBox используется программное обеспечение ПК "Варта". Оно отвечает законодательным требованиям Украины:

  1. ДСТУ ГОСТ 28147-2009 “Системи обробки інформації. Захист криптографічний. Алгоритм криптографічного перетворення”; 
  2. ДСТУ 4145-2002 “Інформаційні технології. Криптографічний захист інформації. Цифровий підпис, що ґрунтується на еліптичних кривих. Формування та перевіряння”; 
  3. ГОСТ 34.311-95 “Інформаційна технологія. Криптографічний захист інформації. Функція хешування”.

А также имеет Экспертное заключение Государственной службы специальной связи и защиты информации Украины № 04/03/02-4759 от 11.12.2018 г.

Проверить юридическую законность подписанных документов наш клиент может: 

  • на сайте налоговой службы;
  • внутри CRM OneBox (система предусматривает такую возможность как в админке, так и в личном кабинете).

Работа с шаблонами документов

Шаблон документа ускоряет процесс создания документа, благодаря тому, что:

  • статичная часть текста (которая присутствует в каждом документе определенного типа) прописывается один раз в шаблоне, а дальше при выборе шаблона подтянется автоматически - никакого ручного копирования;
  • уникальные данные (название и количество продуктов заказа, юр реквизиты и другое) смогут добавить переменные. 

Благодаря этому создавать документы для подписи ваш менеджер сможет потратив на это меньше минуты. Наиболее часто используемые шаблоны: акт, накладная и счет уже предусмотрены в системе. При необходимости, добавить другой вид документа вы сможете сами, или с помощью наших специалистов. 

Как подключить ЭЦП к OneBox

Для того чтобы получить возможность подписывать документы с помощью цифровой подписи в OneBox вам необходимо:

  • быть владельцем CRM OneBox, если вы еще не наш клиент и предложение вас заинтересовало;
  • подключить модуль OneBox eDoc.

Модуль оплачивается раз в месяц. Оплата идет за отдельный, поддерживаемый сервис -  базу ЭЦП Украины. Можно не проводить оплату ежемесячно можно, но в таком случае база изымается. 

Дополнительные возможности модуля OneBox eDoc

  • компания сможет хранить документы на внешних хранилищах (Google диск, DropBox, Яндекс диск);
  • будет возможность создать индивидуальный сценарий подписания документа (с автоматической сменой ответственного подписанта, отправкой документа клиенту) на нужном этапе;
  • возможность обсудить документ с внешними партнерами через их личный кабинет (для вас вся работа будет в одном окне, а внешние партнеры смогут оставить свои комментарии и увидеть ваши в своем ЛК, куда у каждого партнера будет личный, индивидуальный вход);
  • упрощается management документации. Все документы упорядочены внутри одной системы, вы в любой момент можете открыть нужный документ - его не придется искать по стеллажам архива, а партнеры и клиенты смогут увидеть копии всех своих документов в личном кабинете, куда доступ есть только у них. 

Если у вас остались уточнения касательно подключения и работы ЭЦП в OneBox:

+380 (44) 390-09-85

sales@crm-onebox.com

Оставить комментарий
Поставьте оценку:
Нейморовец Мария
Back-end developer
Подписаться на новые публикации
Дайджест выходит раз в неделю по пятницам.

Еще по теме
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...