click fraud detection

Как написать профессиональное ТЗ по внедрению CRM

Почему полезно составлять ТЗ

Польза технического задания очень проста - она заключается в экономии самых ценных ресурсов компании: времени и денег. На первый взгляд кажется, что составление технического задания оттягивает период запуска работ и только затягивает время, но в долгосрочной перспективе вы поймете, что это не так. Техническое задание позволит: точно увидеть какие процессы похожи или взаимосвязаны, поэтому их можно сделать вместе, что в какой последовательности  делать дабы не было простоя. Кроме того, четкое понимание того какой результат нужен, позволит сосредоточится только на тех процессах и функциях системы, которые вам действительно нужны - все это сэкономит не мало времени в процессе внедрения. 

Как ТЗ экономит ваши деньги в процессе внедрения

  • во первых понимание точной цели убережет вас от доработок, которые в итоге будут неприменимы;
  • во вторых зная результат вы сможете сосредоточится на настройке только нужных задач, чем сэкономите время внедрения и не придется переплачивать за оплату услуг по внедрению;
  • в третьих сэкономив время на внедрении вы быстрее начнете применять систему, а значит быстрее сможете зарабатывать больше с ее помощью.

Что стоит включить в ТЗ

Мы рекомендуем включить в техническое задание все основные направления, которые вы так или иначе планируете автоматизировать. Давайте основные из них разберем более детально: 

1. Интеграция с телефонией

в чем польза: возможность совершать звонки в один клик, хранение звукозаписи разговора. 

Что нужно указать в ТЗ:

  • какую телефонию использовали ранее, или какие есть предпочтения по функционалу телефонии.

2. Интеграция с e-mail

в чем польза: возможность вести переписку по email непосредственно с CRM, получать входящие письма и писать ответы. Переписка происходит с привязкой к процессу, клиенту для удобства поиска информации в будущем.

Что нужно указать в ТЗ:

  • почтовый сервис (gmail, ukr.net, своя почта);
  • количество почтовых ящиков, которые нужно подключить;
  • необходимо сделать подключение полностью, или же подключить часть почтовиков и рассказать как это настраивается в системе.

3. Интеграция с сайтом

В чем польза: автоматическое получение заказов, синхронизация продуктов.

Что нужно указать в ТЗ: 

  • есть ли у вас сайт, нужна ли интеграция с ним;
  • на какой платформе ваш сайт;
  • какие данные нужно передавать: заказы, контакты, продукты…
  • модель интеграции (какая система должна быть главной) -  например, все товары добавляются в OneBox, CRM передает их на сайт, а заказы с сайта попадают в CRM.

4. Интеграция со службами доставки

в чем польза: возможность создавать автоматически накладные доставки, отслеживать статусы посылок

Что нужно указать в ТЗ:

  • какие сервисы вы используете, есть ли пожелания по их работе в системе. 

5. Интеграция с платежными системами

в чем польза: реализации онлайн оплаты через кабинет клиента, возможность отправлять ссылку на оплату с заказа, получение выписок.

Что нужно указать в ТЗ: 

  • планируется ли интеграция с платежной системой.

6. Интеграция с SMS сервисом

в чем польза: возможность отправлять sms клиентам с процессов или карточки контакта в CRM.

Что нужно указать в ТЗ: 

  • нужна ли интеграция;
  • есть ли конкретный сервис с которым вы бы хотели интегрироваться или еще подбираете его.

7. Загрузка базы клиентов, базы товаров

в чем польза: есть у вас есть база продуктов или клиентов ее можно загрузить в CRM для дальнейшей работы.

Что нужно указать в ТЗ:

  • нужно ли делать загрузку продуктов, остатков или контактов;
  • есть ли у клиента пожелания по внешнему виду карточки контакта или продукта (какие поля должны в ней быть).

8. Настройка шаблонов документов

в чем польза: возможность формировать документы по шаблону в несколько кликов и отправлять их клиентам;

Что нужно указать в ТЗ:

  • нужно ли настраивать шаблоны;
  • какие шаблоны нужны.

9. Кабинет клиента на базе OneBox

в чем польза: в системе есть встроенный кабинет клиента, куда ваши клиенты смогут зайти не занимая лицензию и увидеть: список своих заказов, оплат, документов. Также смогут просмотреть продукты, оформить заказ...

Что нужно указать в ТЗ:

  • планируете ли вы настраивать кабинет клиента;
  • что бы вы хотели вывести для своих клиентов в ЛК: список заказов, баланс, заказ товара, возможность оформить заявку в поддержку…

10. Отчеты

в чем польза: возможность проанализировать результаты работы, количество и сумму оплат, заказов, на что было потрачено рабочее время...

Что нужно указать в ТЗ:

  • какие отчеты нужны;
  • пример их внешнего вида.

11. Бизнес-процессы

в чем польза: позволяет систематизировать работу, автоматизировать рутинные процессы продаж, складского учета, документооборота...

Что нужно указать в ТЗ:

  • вид деятельности;
  • описать процессы (что за чем происходит, что делает сотрудник на каждом их этапов процесса…)

12. Информация о компании

в чем польза:  это поможет специалисту лучше понять, какого рода процессы будут у клиента на предприятии, каким образом их правильно автоматизировать, для каких конкретно целей была приобретена CRM. Понимая ваши цели наш сотрудник сможет дать рекомендации исходя из своего опыта, вы сможете с ними согласится/не согласится, или обсудить и “подправить” его предложение. В любом случае понимание вашей  компании поможет специалисту ускорить процесс внедрения. 

Что нужно указать в ТЗ:

  • род деятельности;
  • какие надежды возлагаются на систему.

13. Работа со складом и поставщиками

в чем польза: возможность автоматизировать учет складских остатков и формирование заказов поставщикам, формирование цен и многое другое 

что нужно указать в ТЗ:

  • есть ли база товаров и остатков;
  • как происходит работа с базой: 

a) работа с поставщиками без наличия складов (дропшиппинг)

b) есть собственные склады и нужно вести учет оприходования, списания товаров;

c) продажа услуг;

d) смешанный тип - это может быть работа с поставщиками и складами, работа со складами и предоставление услуг…

14. Аналитика

в чем польза: возможность анализировать ключевые показатели эффективности (KPI), результативность источников...

Что нужно указать в ТЗ:

  • какие данные и показатели вы хотели бы видеть в системе исходя из специфики своей работы.

15. Интеграция с 1C

Что нужно указать в ТЗ:

  • для чего нужна интеграция, какие данные передавать;
  • какая у вас версия и конфигурация;
  • тип интеграции - будет зависит от задач, которые нужно реализовать, наличия разработчика со стороны клиента и версии программы.

Техническое задание является своего рода ориентиром в процессе внедрения CRM, который позволит делать то, что принесет вам задуманный изначально результат. Советуем не игнорировать этот этап настройки системы, потраченное время обязательно компенсируется в процессе.

Оставить комментарий
Поставьте оценку:
Стасюк Юлия
Support manager
Подписаться на новые публикации
Дайджест выходит раз в неделю по пятницам.

Еще по теме
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...