click fraud detection

Как создать задачу в crm-OneBox

Как правильно организовать “рабочее” общение сотрудников, чтобы не возникало недопониманий, чтобы задачи были понятны исполнителю и делались вовремя, чтобы можно было вести ненавязчивый контроль за выполнением, и если все таки возникли разногласия посмотреть на проблему со стороны и понять что не так - ошибся исполнитель, или же задача была поставлена некорректно. На самом деле, все очень просто! Переведите постановку задач сотрудников в письменный формат. Это можно легко настроить с помощью CRM OneBox. Как создавать задачи в CRM OneBox, и почему, на наш взгляд, такой способ “рабочего” общения более правильный разберем в этой статье. 

Для чего ставить задачи письменно? 

Сейчас, бизнес не всегда принимает письменную постановку задач. Преимуществом устного общения сотрудников несомненно есть его оперативность. Рассказать коллеге, чтобы вы хотели получить в результате зачастую гораздо проще и быстрее чем описать, кроме того устно можно сразу обсудить детали и вопросы, сотрудник быстрее поймет и приступит к выполнению - это действительно так, но одно дело когда речь идет о небольшом и понятном задании, которое можно или нужно сделать прямо сейчас и когда в день оно одно-два. А если задача, сложная, или для ее выполнения может потребоваться много времени - в такой ситуации сотрудник может забыть какой-то важный момент, или вовсе забыть о какой-то просьбе коллеги, ведь за день ему поступает скорее всего не одна такая задача. А если в обсуждении будут принимать участие несколько сотрудников, тогда обсуждая проблему устно, вам  придется оторвать всех от работы, подбирать время когда все свободны. Если задача поставлена письменно, сотрудник не сможет о ней забыть или пропустить детали, ведь:

  • с описанным заданием можно ознакомится в любое время, а не только во время постановки задачи;
  • у сотрудника будет список письменных заданий, поэтому он о них не забудет;
  • в письменной, как и в устной задаче можно обсудить детали, и тогда каждый ответственно подходит к процессу, ведь все фиксируется (это убережет коллектив от конфликтов, когда один говорит что я просил сделать вот так, а исполнитель утверждает, что просили совсем другое); 
  • к письменному обсуждению задач можно подключать несколько сотрудников, они смогут обдумать ответ и написать свое предложения не отрываясь полностью от рабочего процесса. 

Еще есть масса других преимуществ, давайте на примере CRM OneBox рассмотрим более детально как лучше настроить процесс постановки заданий и как создавать новые  задачи в системе.

Постановка задач в CRM+ERP OneBox

Есть несколько способов создать новый процесс в OneBox, в целом их стоит разделить на два типа: 

  1. ручная постановка;
  2. автоматическая;

При ручной постановке задач сотрудник указывает сам: название, описание и сам жмет кнопку “сохранить”. Создать задачу вручную можно: 

1. со своего календаря, для этого

  • наводим курсор на нужную дату в календаре: 

  • видим кнопку “Запустить процесс”

  • создаем задачу, одним из способов;
  • быстрый способ позволяет задать название и создать процесс нажав на Enter
  • или же жмем на “Запустить процесс”, откроется форма: 

в которой можно задать: название, описание, ответственного, выбрать нужный БП задачи, статус, указать, кто клиент. Интерфейс формы запуска процесса  настраивается, вы сможете либо оставить интерфейс по умолчанию, либо для нужных БП настроить это окно под себя. 

2. Следующий способ ручного запуска процесса - с другой задачи, заказа, проекта. 

Если ваша задача требует участие других сотрудников или же она объемная и есть необходимость разделить на несколько, можно с интерфейса процесса запустить следующий или подпроцесс. Разница в том, что в отличии от следующего процесса, в  подпроцессе текущая задача будет указана родительской. Для того чтобы создать задачу в такой способ: 

  • выбираем  одну из кнопок:

  • откроется форма, в которой можно указать нужную информацию, после чего запустить процесс кликом на кнопку “сохранить”: 

  • в подзадачи созданы таким способом, клиент и ответственный подтягивается автоматически с родительского процесса (если в форме запуска не был указан другой);

3. Вручную создавать задачу можно и в карточке клиента, для этого:

  • в меню карточки выбираем нужный тип процесса, это может быть: задача, заказ, проект или любой другой, который вы создали: 

  • далее жмем на кнопку “Быстрое создание процесса”, откроется такая же форма как и в предыдущих способах, где задаем нужную информацию, задачу система генерирует после клика на кнопку “Создать”: 

4. В системе есть еще и другие способы добавления задачи вручную: 

  • через основное меню (кнопка “добавить задачу/проект…” в разделе типов бизнес-процесса) ;
  • в событиях (кнопка “Превратить в процесс”). Таким способом можно например создать процесс, когда получено письмо или sms.  
  • в окне входящего звонка… 

Логика добавления, будет такой же, как и в рассмотренных примерах:

  • после клика на “создать процесс” откроется форма;
  • в форме заполняем нужные нам поля, указываем текст задачи;
  • кликом на “создать процесс” генерим новую задачу;
  • ее увидит автор, ответственный, наблюдатели (уведомлять каждого сотрудника устно не придется, если нужно чтобы они ознакомились с задачей - добавьте их наблюдателями процесса);

Также есть автоматические способы создания новых задач в OneBox. Основа их работы, в том, что вам необходимо один раз настроить действие, а далее CRM будет создавать задачу сама. Тригером для создания таких задач может быть - смена этапа если задача создается действием БП, новый заказ в админке сайта (если OneBox интегрирован с ним и включено действие импорта процессов), также задачи могут создаваться на выбранного ответственного при смене значений полей в каком-то из БП , при полученном письме на рабочий email сотрудника, при пропущенном звонке. Есть еще большое количество других условий при которых система создаст процесс, чем уведомит вас о новом событии. Задачи создаются сами, вам даже страницу обновлять не придется для того чтобы они появились. 

Письменное общение по рабочим вопросам с помощью CRM OneBox позволяет фиксировать факт задачи и описание того, что нужно сделать - таким образом сотрудник будет четко понимать, что от него требуется. Каждый незакрытый процесс можно отображать в календаре сотрудника - и тогда он точно ни о чем не забудет. В случае, если возникнет разногласие между исполнителем и тем, кто поставил задачу - всегда можно посмотреть описанное задание и понять чья версия правильная -  все это уберет недосказанность и разногласия в коллективе. Сотрудники будут более ответственно относится к своей работе и работе друг друга. 

Оставить комментарий
Поставьте оценку:
Суханицкий Андрей
Senior Account Manager (SAM),Account Administrator (JAA/SAA)
Подписаться на новые публикации
Дайджест выходит раз в неделю по пятницам.

Еще по теме
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...