Проекты, задачи и планирование

Если “подсадите” на задачи ваших сотрудников — вы больше никогда не вернетесь к устными и бумажным поручениям.

Ведите ваши проекты и задачи в OneBox: все современные методологии управления доступны в одной коробке. Поддержка диаграмм Гантт, PERT, любых воронок и выборок, иерархий, PIPE-потоков.

Календари и GTD-листы (todo-листы)

Календарь в системе OneBox – это многофункциональный автоматизированный инструмент планирования, который объединил в себе самые удобные возможности классического календаря и todo-листа – списка задач. Вам не нужно вручную переносить задачи на следующий день, календарь переносит актуальные задачи автоматически. В календаре OneBox вы можете фильтровать заказы и задачи по разным параметрам. Система автоматически выстроит задачи согласно приоритетам. Вы можете массово изменять статусы, переносить задачи и добавлять в них комментарии.

Проекты, задачи, заказы

Ведите в одной системе OneBox все проекты, задачи и заказы вашей компании. В проектах система позволяет вам видеть все задачи, заказы, события, документы и платежи связанные с проектом. А также отображает статистику как отдельного проекта, так и всех проектов компании в виде воронки, диаграммы или списка. Задачи и заказы – это настроенные бизнес-процессы, но вы можете их дополнять, редактировать. В вашей системе OneBox отслеживайте статусы по отдельным задачам, заказам или получите суммарный отчет. Анализируйте и управляйте всеми процессами в одной системе.

Возможность создавать свои типы задач

По умолчанию бизнес-процессы в системе делятся на три типа, соответствующие трем сущностям: заказ/задача/проект. Но вы можете на основе этих сущностей добавлять и настраивать свои типы задач. Ваши дополнительные типы задач будут доступны в системе вместе со стандартными. Вы можете самостоятельно их добавить бесконечное количество, можете редактировать и удалять. Уникальные типы задач позволяют вам настроить систему под ваши индивидуальные требования. Укажите все возможные и необходимые для работы разделы, к которым открывается доступ через кнопки основного меню.

Настраиваемая фильтрация и сегментация каждого списка

Практически все рабочие данные в вашей системе OneBox: контакты, заказы, задачи, продукты, проекты и другие вы можете отображать списком. В каждом списке вам доступна фильтрация, которая позволяет мгновенно сегментировать список по нужным признакам. Вы можете использовать фильтрацию доступную по умолчанию, а можете добавлять свои поля фильтров и искать данные по нужным вам значениям. Это позволяет вам задать параметры отбора и оперативно получить выборку данных из списка, применить к ней массовое редактирование, запустить рассылку, переместить, изменить статус и так далее.

Отображение выборки в виде календаря

Настраиваемые гибкие фильтра в системе OneBox позволяют отбирать задачи и заказы по заданным признакам. Если вам для работы важна очередь задач или заказов, откройте их в виде календаря. Это очень удобно, так вы увидите задания на текущий день, на неделю, на месяц. Задачи в календаре фильтруются по выбранным вами условиям: по бизнес-процессам, по авторам задач, по ответственным за выполнение и многим другим критериям, которые вы зададите. Отфильтрованную выборку в календаре можно использовать для дальнейшей работы, не переходя в другие окна. Пролистайте календарь, перенесите задачи, меняйте приоритет, массово редактируйте и планируйте. Быстро ориентироваться в типах задач и их статусах позволяет цветовое отличие: к примеру, просроченные задачи показаны ярко-красными, выполненные – бледно-серыми и так далее.

Отображение выборки в виде диаграммы Гантта

Диаграмма Гантта – один из методов планирования в управлении проектами доступен в системе OneBox. Такой метод используется компаниями для отображения структуры, перечня работ по проекту и наглядно отражает планируемые сроки каждого этапа на отрезке времени. Использовать такой метод в системе OneBox не требует затрат времени на построение диаграммы, OneBox сделает это автоматически. Отфильтруйте нужные вам сущности: задачи, заказы, проекты и откройте выборку в виде диаграммы Гантта.

Отображение выборки в виде воронки

Отфильтруйте нужные вам задачи в системе OneBox и выберите отображение в виде воронки. Воронка позволяет отслеживать статистику по всем этапам бизнес-процессов, выявлять проблемные промежутки, устранять или оптимизировать их. Если рассмотреть воронку на простейшем примере продаж, то вход в воронку – это первое обращение клиента. Ниже следующая часть воронки – этап презентации, он более узкий, так как до него доходят не все клиенты(отсеяли нецелевых и незаинтересованных). Еще ниже этап закрытой сделки, до которого доходит еще меньше клиентов. Задача бизнеса довести больше клиентов от обращения до финального этапа. Воронка помогает понять на каких этапах сколько клиентов потеряно, найти ответы, почему так происходит чтобы улучшить эффективность бизнес-процесса.

Отображение выборки в виде диаграммы PERT

Диаграмма PERT была создана ВМС США для проекта создания ракетной системы. В наше время этот метод используют и в бизнесе, чтобы графически отображать планируемые сроки и этапы выполнения проектов. Если вы используете в работе с проектами этот инструмент, то система OneBox поможет вам с этим. В системе OneBox отфильтруйте интересующие вас данные и откройте их в виде диаграммы PERT.

Импорт и экспорт любой выборки в Excel

Система OneBox в реальном времени формирует выборки, по тем данным и в том виде, в котором вам нужно. Для этого задайте параметры для формирования отчета, нажмите “Фильтровать”. Полученную выборку вы можете отправить в виде XLS-файла – экспортировать. Для этого после формирования выборки жмите на “Экспорт в XLS”. Вы также можете загрузить – импортировать выборку в систему из XLS-файла. Для этого жмите на кнопку “Импорт Excel” и загружайте файл.

Настраиваемые колонки в таблицах и отчетах

Система OneBox удобна своей гибкостью и адаптивностью под задачи клиента. В OneBox вы можете отображать интересующие вас данные в виде таблиц. В таблицах можно изменить колонки: поменять их местами, ненужные отключить. Что в результате позволит вас получить таблицу без лишней информации, это очень удобно. Кроме того вы можете настраивать в каком виде получать отчеты. Колонки в отчетах также настраиваются по вашему желанию.

Полная история изменения каждой задачи

Когда вы внедряете в свою компанию систему OneBox, она должна стать для вашим сотрудников единственным “окном в работу”. Когда ваши сотрудники используют для общения только корпоративные каналы связи через OneBox и всю работу отображают в системе, то вы можете видеть полную картину происходящего. Прямо из открытой задачи в OneBox можно позвонить, написать письмо, отправить сообщение. Все события по задаче, комментарии и изменения статусов сохраняются в историю, они остаются постоянно доступны и удалить их нельзя.

Работа с несколькими контактами в одном заказе

Если обсуждать заказ вам требуются не с одним представителем клиента, а с несколькими, то вы можете привязать к заказу несколько контактов. Это позволяет вам не тратить время на написание комментариев о том, что если Иван не ответит, то обращаться к Петру и вручную добавлять его контакты, а потом искать этот комментарий. Вы просто добавляете несколько контактов в один заказ и в процессе выбираете, с кем вам нужно связаться.

Привязка платежей к заказу или проекту

Система OneBox устроена так, что сохраняет связанные между собой сущности. Как, например, заказы и платежи по ним или проекты и платежи. Это при работе с заказом или проектом позволяет видеть статус финансовых обязательств между вами и вашим контрагентом. Также это позволяет видеть какой платеж к какому конкретно заказу или партнеру привязан, если вы смотрите общий список платежей или отчет по платежам. Если вы открыли заказ или проект вы можете просмотреть связанные с ними платежи, дату проведения, сумму и так далее.

Автоматическое создание платежей в заказе

Чтобы максимально ускорить процесс обработки заказов, в системе OneBox доступны автоматические действия, которые упрощают работу менеджера: создают и проводят платежи автоматически. При формировании заказа ожидаемый платеж создается автоматически, вы можете указать в какой валюте будут создаваться платежи. Система может автоматически выставить несколько счетов по одному заказу, если нужно. Если дата проведения платежа не указана, то OneBox поставит дату, которая указана в поле заказа “Выполнить до”.

Интеграция заказов со службами доставки

Интегрируйте систему OneBox с системами служб доставки: Нова пошта, Мистэкспресс, Интайм, PickPoint, Сдэк. Это позволяет вашим клиентам в заказе создавать товарно-транспортные накладные и отправлять или печатать их, печатать наклейки на посылки. Ваша система получает информацию об изменении статуса доставки и на основе этого автоматически меняет этап бизнес-процесса. Список городов, где открылись новые отделения служб доставки автоматически обновляется. Чтобы настроить интеграцию системы и службы доставки нужно в “Настройках системы” открыть “Интеграции”, выбрать службу, ввести логин, пароль и ИКН, который присваивает вам служба доставки.

Ленты комментариев и чаты внутри проектов и задач

В системе OneBox в задачах и проектах доступен блок для написания комментариев, эти комментарии полностью решают вопрос корпоративного чата. К записям можно ставить лайки и дизлайки, можно упомянуть коллегу, он получит уведомление и ответит. Ваши коллеги могут использовать опцию быстрого добавления цитаты вашей записи и конкретизировать к чему относятся их ответы. Комментарии отображают переписку между сотрудниками и сохраняют ее в хронологическом порядке. В комментариях можно писать не только текст, в них можно прикреплять файлы. Кроме того, в комментарии OneBox записывает действия менеджеров или автоматические действия системы: переведение на другой этап, изменение ответственного, а также переписку с клиентами.

Автоматическая и ручная постановка задач в проектах

Управляйте вашими проектами в системе OneBox, чтобы видеть все что связано с проектом, отслеживать статистику всех проектов или делать выборку по интересующим вас отдельным проектам. Все задачи, связанные с проектом будут отражены в удобном для работы виде. Вы можете ставить новые задачи по проекту прямо из окна проекта. Кроме того, система OneBox может самостоятельно ставить задачи, если вы укажете добавите автоматическое действие в настройках. К примеру, при переходе проекта на следующий этап, система проверяет есть ли у этого проекта активные задачи. Если нет, то OneBox ставит задачи автоматически.

Привязка KPI к фактам выполнения задач

Если у вас есть четкое понимание сколько задач сотрудник той или иной роли должен закрыть в день, вы можете автоматизировать контроль количества выполненных задач. Укажите сколько минимум задач сотрудник должен закрыть за день и укажите максимальное количество задач. Ваша система OneBox будет уведомлять вышестоящего руководителя о необходимости вмешаться в работу сотрудника, который не достиг необходимый минимум задач в день, а также подскажет, кто перевыполнил план, чтобы вы могли премировать такого сотрудника и проверить качество задач.

Массовое управление задачами, проектами и заказами

Скорость работы с задачами, проектами и заказами важна для экономии времени и как следствие других ресурсов компании. Поэтому в системе OneBox доступно массовое управление этих сущностей, что в десятки раз ускорило их редактирование. Быстро отобрать нужные вам задачи, проекты и заказы поможет система фильтров. Полученную выборку откройте в виде списка, отметьте галочками нужные позиции и примените массовое управление. Вы можете отметить все позиции на странице за один клик по галочке вверху страницы, а затем изменить дату, добавить комментарий, изменить ответственного и так далее.

Подсвечивание «горящих» задач

Календарь в системе OneBox является удобным и мультифункциональным инструментом планирования и выполнения задач. Для интуитивного ориентирования в задачах календаря вы можете использовать цветовое различие этапов бизнес-процессов. Кроме того, если срок выполнения задачи истекает, то система автоматически помечает такую задачу иконкой в виде пламени, показывая, что сроки горят. Кроме графического отображения автору и исполнителю задачи могут отправляться уведомления о приближении дедлайна.

Разукраска задач в статусах

В дорожном движении для быстрого ориентирования используют цветовые сигналы, которые мы воспринимаем уже рефлекторно. Точно так же и работа в системе OneBox доводится до автоматизма, благодаря цветовой палитре этапов бизнес-процессов. Вы самостоятельно указываете, какой цвет будет у задач в том или ином статусе. Это позволит вашим менеджерам быстро определять нужные задачи среди остальных и ощутимо ускорит их работу.

Ручной и автоматический контроль за выполнением задач

Система OneBox способна частично заменить руководителя в вопросах контроля выполнения задач. Администратор отдела может вручную открыть все задачи подчиненного и увидеть а каких статусах они находятся. Но чтобы автоматизировать этот процесс, в системе есть автоматические действия, которые отправляют уведомления по истечении срока выполнения задачи. Что очень удобно и снимает нагрузку с руководителя. Уведомление может быть отправлено и клиенту, который ставил задачу.

Синхронизация CRM между собой

Если ваш партнер по бизнесу также работает в системе OneBox, то вы можете синхронизировать ваши задачи и автоматизировать ваше сотрудничество, что сделает его еще более плодотворным. Для этого в нужный этап бизнес-процесса добавьте действие, в котором укажите адрес системы партнера, имейл менеджера и какую задачу ему открывать. Такое взаимодействие выведет на новый качественный уровень взаимодействие с вашим контрагентом.

Голосовая постановка задач

Чтобы использовать данный функционал, необходимо нажать на значок микрофона и проговорить задачу. После того, как вы начнете говорить, секундная задержка будет восприниматься как окончание фразы. Далее фраза уйдет на распознавание. Если из нее получилось собрать задачу, то откроется страница задачи, а в противном случае – все что вы наговорили введется в строку глобального поиска системы OneBox. Слова: “Создать”, “Поставить”,“Напомнить” являются ключевыми. Слова: “на”, “ответственный”, “менеджер”, “назначить” сигнализируют, что по следующим двум словам нужно искать ответственного к задаче. После слов, “тема”, “текст” весь остальной текст будет занесен в имя задачи. Если не выбран ответственный, то ответственным будет автор задачи. Голосовая постановка задач ускоряет вашу работу.

Быстрое подключение сотрудников к переписке

Чтобы подключить к переписке вашего сотрудника – просто поставьте значок @ и начните вводить его имя в поле комментария к задаче или проекту. Ваш коллега получит уведомление с текстом вашего комментария и ссылкой на задачу, в которую он может перейти в один клик. Если вы упомянули сотрудника в задаче, то по факту появления новых комментариев, писем или изменения статусов задачи, ему автоматически будут отправляться уведомления. Такая опция привычна пользователям Facebook.
Соберите свою CRM
с ERP, бизнес-процессами и биллингом.
Попробуйте OneBox.
Зарегистрируйся и
бесплатно получи
OneBox CRM+ERP