click fraud detection

Проекты, задачи и планирование

Если “подсадите” на задачи ваших сотрудников — вы больше никогда не вернетесь к устными и бумажным поручениям.

Управляйте вашими проектами и задачами с помощью OneBox: все современные методологии управления доступны в одной коробке. Поддержка диаграмм Гантт, любых воронок и выборок, иерархий, таймлайна. 

В системе OneBox можно создать неограниченное количество дополнительных полей бизнес-процессов. Эти поля, как и основные, вы сможете вывести в интерфейсе процесса, вносить в них нужную информацию, использовать в шаблонах письма. А также доп поля используются в различных действиях бизнес-процесса - в них система может автоматически записать рассчитанное по формуле значение, изменить ответственного по контактным данным доп поля, копировать значения между дополнительными полями и многое другое.
Календарь в системе OneBox – это многофункциональный автоматизированный инструмент планирования, который объединил в себе самые удобные возможности классического календаря и todo-листа – списка задач. Если вам для работы важна очередь задач или заказов, откройте их в виде календаря. Это очень удобно, так вы увидите задания на текущий день, на неделю, на месяц. Система автоматически выстроит задачи согласно приоритетам, автоматически перенесет невыполненные задачи на следующий день. Задачи в календаре фильтруются по выбранным вами условиям: по бизнес-процессам, по авторам задач, по ответственным за выполнение и многим другим критериям, которые вы зададите. А также вы сможете массово изменять статусы, ответственного, приоритет, переносить задачи и добавлять в них комментарии, удалять их или восстанавливать. Быстро ориентироваться в типах задач и их статусах позволяет цветовое отличие: к примеру, просроченные задачи будут выделены специальным значком. А также можно настроить чтобы важные этапы выделялись ярко-красными, выполненные – бледно-серыми и так далее.
Обратная воронка отображает сколько процессов должно пройти стартовые этапов, для того чтобы на выходе получить нужное количество успешно закрытых задач. Если вам, например, необходимо узнать, сколько заявок нужно обработать за день, для того чтобы получить нужное количество заказов на завершающем этапе, просто укажите какой этап вас интересует, интервал создания проектов и желаемое количество процессов на интересующем этапе. Далее система, на основе статистической информации рассчитает и отобразит сколько процессов должно поступить на первый этап, для достижения нужного результата. Такая статистика позволяет понимать сколько процессов конвертируются в реальные сделки, без необходимости делать длительные и сложные расчеты.
OneBox может импортировать процессы из Nav. Реализовано в виде автоматического действия раз в минуту. Для работы действия необходимо заполнить поля: бизнес-процесс, статус, на кого назначить задачу.

Действие производит поиск клиента (компании) по значению поля Sell_to_Customer_No в поле Внешний id в OneBox. Если компания не найдена, будет создана новая с именем Sell_to_Customer_Name. Поиск продукта процесса производится по полю No в поле Внешний id в OneBox. Если продукт не найден, действие производит поиск по имени. Если продукт не найден - добавляет новый. Поиск ответственного происходит по полю Assigned_User_ID в поле Внешний id в OneBox. Если сотрудник не найден - процесс будет переведен на указанного ниже менеджера. Если у найденного сотрудника нету прав доступа на создание процесса или перевод в нужный статус - процесс может не создаваться.
Ведите в одной системе OneBox все проекты, задачи и заказы вашей компании. Бизнес-процесс - это своего рода конструктор, в котором вы задаете логику выполнения определенной операции, сам бизнес-процесс можно изменить и дополнить в любое время. Все бизнес-процессы в системе разделены на группы. Проекты, задачи и заказы – это стандартные группы бизнес-процессов, которые есть в системе по-умолчанию. Логика настройки проектов, заказов и задач одинаковая, а такое разделение в типах процессов позволяет вам выделять глобальные задачи (проекты) и делить их на более мелкие, текущие задачи.

Проект - воспринимается в системе, как более глобальный процесс,его реализация может заключаться в выполнении небольших задач. В проектах система позволяет вам видеть все задачи, заказы, события, документы и платежи, которые с ним связаны.

Заказ - это тип бизнес-процессов, который зачастую используется для обработки заказов клиентов.
Задача - используется в текущей работе, для выполнения небольших текущих действий.
Выводите в календарь только нужные типы бизнес-процессов, отслеживайте статус их реализации, настраивайте отчеты, отслеживайте количество выполненных задач с помощью настроенных KPI - эти и многие другие функции доступны в системе по-умолчанию.
По умолчанию бизнес-процессы в системе делятся на три группы, соответствующие трем сущностям: заказ/задача/проект. Но вы можете также добавлять и настраивать свои группы бизнес-процессов. Ваши дополнительные группы будут доступны в системе вместе со стандартными. Вы можете самостоятельно их добавить бесконечное количество, можете редактировать и удалять. Уникальные типы задач позволяют вам настроить систему под ваши индивидуальные требования. Укажите все возможные и необходимые для работы разделы, к которым открывается доступ через кнопки основного меню.
Практически все рабочие данные в вашей системе OneBox: контакты, заказы, задачи, продукты, проекты и другие вы можете отображать списком. В каждом списке вам доступна фильтрация, которая позволяет мгновенно сегментировать список по нужным признакам. Вы можете использовать фильтрацию доступную по умолчанию, а можете добавлять свои поля фильтров и искать данные по нужным вам значениям. Это позволяет вам задать параметры отбора и оперативно получить выборку данных из списка, применить к ней массовое редактирование, запустить рассылку, переместить, изменить статус и так далее.
Диаграмма Гантта – один из методов планирования в управлении проектами, который доступен в системе OneBox. Такой метод используется компаниями для отображения структуры перечня работ по проекту и наглядно отражает планируемые сроки каждого этапа на отрезке времени. Использование такого метода в системе OneBox не требует затрат времени на построение диаграммы, ведь OneBox сделает это автоматически. Вам потребуется лишь отфильтровать нужные сущности: задачи, заказы, проекты и открыть выборку в виде диаграммы Гантта.
Способ отображения в виде дерева процессов показывает количество задач по каждому бизнес-процессу и этапу. Если необходимо увидеть сколько задач получил сотрудник за последний месяц, сколько выполнено и на каком этапе остальные воспользуйтесь этим методом. В окне фильтрации нужно вызвать необходимые признаки: автор, ответственный, бизнес-процессы, клиент, интервал создания или выполнения, а OneBox отобразит статистику задач учитывая все заданные параметры.
Если вам необходимо наглядно увидеть ваш процесс - вы можете просмотреть его в настройках. Для этого откройте настройки бизнес-процессов и вам будут доступны для просмотра все процессы.
В системе OneBox можно импортировать процессы в exel или сделать экспорт в CSV, XML или XSL формате. Выгрузить можно как все существующие процессы, так и нужную выборку. Для того чтобы ее получить отфильтруйте процессы по дате создание, бизнес-процессу, ответственному или другим критериям. Для этого задайте необходимые параметры и жмите кнопку “Фильтровать”. Для выгрузки выборки жмите на “Экспорт в XLS”. Для импорта жмите на кнопку “Импорт Excel” и загружайте файл.
Система OneBox удобна своей гибкостью и адаптивностью под задачи клиента. В OneBox вы можете отображать интересующие вас данные в виде таблиц. В таблицах можно изменить колонки: поменять их местами, ненужные отключить, указать количество записей на странице и по какому полю сортировать. Отображение может быть одинаковым для всех пользователей системы, а также можно настроить для каждого сотрудника индивидуально. Что в результате позволит получить таблицу без лишней информации, это очень удобно.
Если ваша компания работает в системе OneBox, она может стать для ваших сотрудников единственным “окном в работу”. Когда ваши сотрудники используют для общения только корпоративные каналы связи через OneBox и всю работу отображают в системе, то вы сможете увидеть полную картину происходящего. Прямо из открытой задачи в OneBox можно позвонить, написать письмо, отправить сообщение. Все события по процессу, комментарии и изменения статусов сохраняются в комментарии и остаются постоянно доступны для просмотра.
Если обсуждать заказ вам требуются не с одним представителем клиента, а с несколькими, то вы можете привязать к заказу несколько контактов. Это позволяет вам не тратить время на написание комментариев о том, что если Иван не ответит, то обращаться к Петру и вручную добавлять его контакты, а потом искать этот комментарий. Вы просто добавляете несколько контактов в один заказ и в процессе выбираете, с кем вам нужно связаться.
Система OneBox устроена так, что сохраняет связанные между собой сущности. Как, например, в заказах и проектах можно посмотреть все связанные с ним платежи (как фактические, так и ожидаемые). При работе с заказом или проектом это позволяет видеть статус финансовых обязательств между вами и вашим контрагентом, планировать расход средств в следующих периодах. Открыв процесс (проект, заказ или даже задачу) вы сможете увидеть когда и какая сумма была оплачена, сколько нам еще должен клиент, или какой долг у нас. Также это позволяет видеть какой платеж к какому конкретно заказу или партнеру привязан, если вы смотрите общий список платежей или отчет по платежам.
Чтобы максимально ускорить процесс обработки заказов, в системе OneBox доступны действия бизнес-процесса, которые упрощают работу менеджера: создают и проводят платежи автоматически, во время перехода на этап. Ожидаемый платеж действия могут формировать на всю сумму процесса, или на какой-то процент от суммы, зависимо от стоимости продуктов процесса, на сумму которую укажут в дополнительном поле, на сумму родительского процесса. Также есть действие, которое удаляет ожидаемые платежи, настройте его на нужном этапе, если есть такая необходимость, и менеджеру не нужно будет переходить в раздел финансы процесса, и удалять вручную каждый ожидаемый платеж, достаточно будет кликнуть на одну клавишу и система сделает это автоматически. Фактический платеж, как и ожидаемый, можно проводить на всю сумму, или на какой-то процент от суммы процесса.
Интегрируйте систему OneBox с системами служб доставки: Нова пошта, Укрпочта, Kazpost, Global Post, Meest Express,In Time, PickPoint, Сдэк, другими. Это позволяет создавать в заказе товарно-транспортные накладные и отправлять или печатать их, печатать наклейки на посылки. Интеграции большинства служб позволяют получать информацию об изменении статуса доставки и на основе этой информации OneBox может автоматически переключать этап заказа. Список городов, где открылись новые отделения служб доставки автоматически обновляется. Чтобы настроить интеграцию системы и службы доставки нужно в “Настройках системы” открыть “OneBox market”, выбрать службу и внести необходимые ключи, которые выдает служба доставки.
В системе OneBox в задачах и проектах доступен блок для написания комментариев, эти комментарии позволяют обсудить конкретный вопрос или задачу. К записям можно ставить лайки и дизлайки, можно упомянуть коллегу, он получит уведомление и ответит. Ваши коллеги могут использовать опцию быстрого добавления цитаты вашей записи и конкретизировать к чему относятся их ответы. Комментарии отражают переписку между сотрудниками и сохраняют ее в хронологическом порядке. В комментариях можно писать не только текст, в них можно прикреплять файлы. Кроме того, в комментарии OneBox записывает действия менеджеров или автоматические действия системы: переведение на другой этап, смену ответственного, а также переписку с клиентами.
Система OneBox упрощает процесс управления проектом. Вы сможете видеть все что связано с проектом, отслеживать вероятность перехода в нужный этап, делать выборку по интересующим вас отдельным проектам. Все задачи, связанные с проектом можно посмотреть на вкладке “Задачи” этого проекта, а также вывести в специальный блок интерфейса. Новые задачи можно ставить сразу же из окна проекта. Кроме того, система OneBox может самостоятельно ставить задачи, при переходе на этап, вам для этого нужно добавить действие “Создать подпроцесс” на нужный этап и один раз (в настройках действия) указать название и содержание задачи. Также есть действия которые могут автоматически создавать задачи в зависимости от выполнения определенных условий. Например, если в проекте нету открытых подзадач или если менялась дата процесса и многие другие.
Скорость работы с задачами, проектами и заказами важна для экономии времени и как следствие других ресурсов компании. Поэтому в системе OneBox доступно массовое управление этих сущностей, что в десятки раз ускорило их редактирование. Быстро отобрать нужные вам задачи, проекты и заказы поможет система фильтров. Полученную выборку откройте в виде списка, отметьте галочками нужные позиции и примените массовое управление. Вы можете отметить все позиции на странице за один клик по галочке вверху страницы, а затем изменить дату, добавить комментарий, изменить ответственного и так далее.
Календарь в системе OneBox является удобным и мультифункциональным инструментом планирования и выполнения задач. Для интуитивного ориентирования в задачах календаря вы можете использовать цветовое различие этапов бизнес-процессов. Кроме того, если срок выполнения задачи истекает, то система автоматически помечает такую задачу иконкой в виде пламени, показывая, что сроки горят. Кроме графического отображения, система может создавать уведомления, если дата “запланировать” наступила, а процесс не закрыт, также есть автоматическое действие, которое создает уведомление за нужное количество дней до дедлайна, уведомление может быть в виде напоминания в процессе, в виде задачи или письма.
В дорожном движении для быстрого ориентирования используют цветовые сигналы, которые мы воспринимаем уже рефлекторно. Точно так же и работа в системе OneBox доводится до автоматизма, благодаря цветовой палитре этапов бизнес-процессов. Вы самостоятельно указываете, какой цвет будет у задач в том или ином статусе. Это позволит вашим менеджерам быстро определять нужные задачи среди остальных и ощутимо ускорит их работу.
Система OneBox способна частично заменить руководителя в вопросах контроля выполнения задач. Администратор отдела может вручную открыть все задачи подчиненного и увидеть на каких статусах они находятся. Но чтобы автоматизировать этот процесс, в системе есть автоматическое действие, которые отправляет уведомление, создает процесс или отправляет письмо за нужное количество дней до дедлайна (действие необходимо настроить указав email на какой нужно отправить письмо или на кого из сотрудников создавать задачу). Также есть действия бизнес-процессов, которые позволяют задавать срок конкретного этапа, менять этап или ответственного по истечению срока этапа, создавать процесс или напоминание, есть и другая автоматизация, которая позволяет уменьшить нагрузку руководителя.
Если ваш партнер по бизнесу также работает в системе OneBox, то вы можете синхронизировать ваши задачи и автоматизировать ваше сотрудничество, что сделает его еще более плодотворным. Для этого в нужный этап бизнес-процесса добавьте действие, в котором укажите адрес системы партнера, имейл менеджера и какую задачу ему открывать. Такое взаимодействие выведет на новый качественный уровень взаимодействие с вашим контрагентом.
Чтобы подключить вашего сотрудника к переписке внутри процесса OneBox – просто поставьте значок @ и начните вводить его имя в поле для ввода комментария в интерфейсе процесса. Ваш коллега получит уведомление с текстом вашего комментария в своем центре уведомлений. Если вы упомянули сотрудника в задаче, то по факту появления новых комментариев, писем или изменения статусов в этой задаче, ему автоматически будут отправляться уведомления. Если он ответил и понимает, что больше не нужно получать уведомления по процессу - он может от него отписаться. Эта функция также позволяет адресовать вопрос конкретному сотруднику, если например уведомления получают несколько человек, а вопрос нужно задать комуто одному из них.
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...