click fraud detection

Как и зачем настраивать создание задач по почте

Если Вы получаете заказы по email или на основе электронных писем вручную ставите задачи в календарь, то эта статья для Вас. Это пошаговая инструкция настройки подобной автоматизации на примере OneBox. 

Зачем это настраивать

Ответ прост — чтобы автоматизировать процесс и сэкономить массу времени на постановке задач, а также взять под контроль письма на электронный ящик. 

Менеджеры в таком случае не пропускают ни одного обращения и автоматически получают в календарь задачи, которые хранятся в CRM. Далее эти задачи эффективно контролируются и дают объективную статистику. 

Как и зачем настраивать создание задач по почте

В общем понадобится:

  • настроить парсинг — "забирание" писем с почты в CRM;
  • настроить автоматическое действие (Automatic action) для создания задач из писем.

Как настраивать

В OneBox доступно автоматическое ежеминутное действие — "Превратить письмо в задачу"

Автоматическое действие — это запрограммированная функция, активация которой заставляет систему OneBox проверять указанный в настройках почтовый ящик раз в минуту и каждое новое письмо трансформировать в задачу в календаре.

Настройка парсинга

Для работы автоматического действия необходима настройка парсинга почтового ящика (setting IMAP).

Для этого заходим в Настройки (System settings), далее — Настройка IMAP, SMTP, парсера email (Configuring IMAP, SMTP, email parser) и прописываем параметры вашего почтового ящика. 

Как и зачем настраивать создание задач по почте

Сохраняем введенные данные (Save record).

Настройка автоматического действия

Автоматические действия в OneBox CRM+ERP находятся в Настройках. Все автоматические действия распределены на три группы:

 

  • Автоматические действия раз в минуту (Automatic actions once minute);
  • Автоматические действия раз в час (Automatic action once per hour);
  • Автоматические действия раз в день (Automatic actions once day).

Как и зачем настраивать создание задач по почте

 

Нас интересуют действия раз в минуту. Открываем этот раздел и выбираем действие "Превратить письмо в задачу". Перетягиваем его в рабочую область справа и настраиваем действие.

Базовая настройка действия

"Email получателя" (Email receiver) — вписываем почтовый адрес, письма с которого нужно превращать в задачи;

"Email отправителя" (Email sender) — вводим почтовый адрес, письма от которого система превращает в задачи. Если он указан — то только письма от указанного отправителя будут превращены в задачи;

Как и зачем настраивать создание задач по почте

"Родительский проект" (Parent project) — указываем номер проекта, к которому будут относиться создаваемые задачи;

К примеру, вы создали проект “Заказы клиентов”, к которому привязываете только заказы клиентов. За этот проект у вас отвечает менеджер, работающий с заказами. 

Далее вы создали почтовый ящик orders@primer-domena.com. Он указан на Вашем сайте и клиенты отправляют на него заказы. Вы указали в настройке данный адрес и добавили автоматическое действие "Превратить письмо в задачу". 

В результате менеджер получает только заказы в виде задач и никаких других писем (иногда еще спам =).

А руководитель видит не только задачи, которые менеджер успел/захотел выставить, а все задачи на основе заказов с почты, что дает полный контроль процесса и получение объективной статистики в системе. 

"На кого назначить задачу" (To whom to assign task) — выбираем сотрудника, который будет установлен ответственным за задачи. 

"Автор задач, на случай если контакт не определен" (Author of task, in case contact is not defined) — указываем сотрудника, который будет установлен автором задачи, если контакта с email отправителя нет в системе.

К примеру, это менеджер ответственный за базу клиентов. Он получит уведомление о заказе от неизвестного клиента и внесет его в базу.

"Бизнес-процесс" (Workflow) — по какому бизнес-процессу создавать задачу. 

Как и зачем настраивать создание задач по почте

 

Сохраните настройки. Когда все настройки сохранены вы можете отправить тестовое письмо на указанный ящик и проверить работу автоматического действия — получить задачу в календарь. 

Если Вы работаете с OneBox и у вас возникли трудности с описанными выше настройками, то вы можете написать письмо с вопросами в нашу техническую поддержку support@crm-onebox.com и ваше письмо станет задачей в календаре нашего менеджера.

Оставить комментарий
Поставьте оценку:
Подписаться на новые публикации
Дайджест выходит раз в неделю по пятницам.

Еще по теме
Автоматизация вашего бизнеса
Автоматический контроль и уведомления, сегментация ваших продаж и контактов, телефония, рассылки, документы, склады - все это есть в OneBox при подключении.
Консультация CRM-специалистов — +380 (44) 390-09-85
Готовая CRM за 2 минуты
.crm-onebox.com
Нажимая на кнопку, вы автоматически принимаете лицензионное соглашение.
Нет, мне лень...