Projekty, zadania i planowanie

Jeśli “roślina” w sprawie zadań pracowników — już nigdy nie wrócić do pracy i zadań ustnych.

Zachować swoje projekty i zadania w OneBox: wszystkie nowoczesne metody zarządzania dostępne w jednym pudełku. Wsparcie wykresy Gantta, PERT, wszystkie lejki i przykładowe hierarchie, rur przepływa.

Kalendarze i w GTD- listy (todo- listy)

Kalendarz w systemie OneBox to wielofunkcyjne automatyczne narzędzie do planowania, które łączy w sobie najdogodniejsze funkcje klasycznego kalendarza i listy czynności do wykonania — listę zadań. Nie musisz ręcznie przesyłać zadań do następnego dnia, kalendarz automatycznie wykonuje rzeczywiste zadania. W kalendarzu OneBox można filtrować zamówienia i zadania różnymi parametrami. System automatycznie buduje zadania zgodnie z priorytetami. Możesz zmieniać luzem statusy, przenosić zadania i dodawać komentarze do nich.

Projekty, zadania, zlecenia

Przeprowadź wszystkie projekty, zadania i zamówienia firmy w tym samym systemie OneBox. W projektach system umożliwia wyświetlanie wszystkich zadań, zamówień, wydarzeń, dokumentów i płatności związanych z projektem. Pokazuje również statystyki zarówno oddzielnego projektu, jak i wszystkich projektów firmy w formie ścieżki, wykresu lub listy. Zadania i zamówienia są dostosowywanymi procesami biznesowymi, ale można ich dodawać i edytować. W statusie systemu OneBox dla poszczególnych zadań, zamówień lub otrzymujesz raport podsumowujący. Analizuj i zarządzaj wszystkimi procesami w jednym systemie.

Możliwość stwarzać swoje typy zadań

Domyślnie procesy biznesowe w systemie dzielą się na trzy typy, odpowiadające trzem jednostkom: porządek / zadanie / projekt. Można jednak dodać i dostosować typy zadań na podstawie tych podmiotów. Dodatkowe typy zadań będą dostępne w systemie wraz ze standardowymi. Możesz dodać nieskończoną liczbę z nich, możesz je edytować i usunąć. Unikalne typy zadań pozwalają dostosować system do indywidualnych wymagań. Określ wszystkie możliwe i niezbędne dla sekcji roboczych, które są dostępne za pośrednictwem przycisków menu głównego.

Filtracja regulowana ii segmentacja każdego spisu

Prawie wszystkie dane robocze w Twoim systemie OneBox: kontakty, zamówienia, zadania, produkty, projekty i inne można wyświetlać na liście. Na każdej liście można filtrować, co umożliwia natychmiastowe segregowanie listy według pożądanych cech. Możesz użyć domyślnego filtrowania lub dodawać pola filtru i wyszukać dane według wymaganych wartości. Umożliwia to ustawienie parametrów wyboru i szybkie pobieranie danych z listy, zastosowanie edycji masowej do niej, uruchomienie dystrybucji, przenoszenie, zmianę stanu itd.

Wyświetlanie selekcii (kalendarz)

Dostosowalne elastyczne filtry w systemie OneBox umożliwiają wybieranie zadań i zamówień według określonych cech. Jeśli musisz pracować nad zadaniem lub kolejką zamówień, otwórz je w formie kalendarza. Jest to bardzo wygodne, więc zadania będą wyświetlane przez cały dzień, przez tydzień, przez miesiąc. Zadania w kalendarzu są filtrowane zgodnie z warunkami wybranymi przez użytkownika: dla procesów biznesowych, dla autorów zadań, dla kierownictwa i wielu innych kryteriach, o które prosisz. Filtrowany wybór w kalendarzu może być użyty do dalszej pracy bez przechodzenia do innych okien. Przerzucanie kalendarza, przenoszenie zadań, zmiana priorytetu, masowa edycja i plan. Szybkie poruszanie się po typach zadań i ich stanach pozwala na różnicę kolorów: np. Upłynnione zadania są wyświetlane w jasnoczerwonej, wykonanej — jasnoszarej i tak dalej.

Wyświetlanie wybierania — wykres Gantta

Wykres Gantta — jedna z metod planowania w zarządzaniu projektem jest dostępna w systemie OneBox. Ta metoda jest używana przez firmy do wyświetlania struktury, listy prac w ramach projektu i odzwierciedla wizualnie planowane ramy czasowe każdego etapu w danym okresie. Aby skorzystać z tej metody w systemie OneBox nie potrzebujesz czasu na zbudowanie wykresu, OneBox zrobi to automatycznie. Filtruj potrzebne podmioty: zadania, zamówienia, projekty i otwórz próbkę jako wykres Gantta.

Wyświetlanie wybierania jako lejkę

Filtruj zadania, które potrzebujesz w systemie OneBox i wybierz go jako ścieżkę. Funkcja ta pozwala śledzić statystyki wszystkich etapów procesów biznesowych, identyfikować obszary problemowe, eliminować je lub optymalizować. Jeśli spojrzysz na ścieżkę na najprostszy przykład sprzedaży, wejście do ścieżki jest pierwszym odwołaniem klienta. Poniżej następnej części ścieżki jest etap prezentacji, jest węższy, ponieważ nie wszyscy klienci docierają do niego (wyeliminowali niekierowane i bezinteresowne). Jeszcze niższy jest etap zamkniętej umowy, do której przychodzi jeszcze mniej klientów. Zadaniem firmy jest doprowadzenie większej liczby klientów z obiegu do etapu końcowego. Dzięki temu ścieżka ułatwia zrozumienie, na jakim etapie trafia wielu klientów, aby znaleźć odpowiedzi, dlaczego tak jest, aby poprawić efektywność procesu biznesowego.

Wyświetlanie wybierania — wykres PERT

Diagram PERT został stworzony przez US Navy dla projektu budowy systemu rakietowego. Obecnie ta metoda jest stosowana w biznesie do graficznego wyświetlania planowanych ram czasowych i etapów realizacji projektu. Jeśli użyjesz tego narzędzia podczas pracy z projektami, system OneBox pomoże Ci to. W systemie OneBox odfiltruj dane, które Cię interesują i otwórz je w formie diagramu PERT.

Import i eksport dowolnego wybierania w Excel

System OneBox w czasie rzeczywistym generuje próbki, zgodnie z danymi i potrzebnymi formami. W tym celu określ parametry generowania raportu, kliknij przycisk "Filtr". Możesz wysłać odebraną próbkę jako plik XLS — eksportuj. W tym celu po wybraniu próbki kliknij "Eksportuj do XLS". Możesz też pobrać — zaimportować zaznaczenie do systemu z pliku XLS. W tym celu kliknij przycisk "Importuj Excel" i pobierz plik.

Konfigurowalne kolumny w tabelach i raportach

System OneBox jest wygodny ze względu na jego elastyczność i możliwość adaptacji do zadań klienta. W OneBox można wyświetlić dane, które są zainteresowane jako tabele. W tabelach można zmieniać kolumny: wymień je, nie ma potrzeby wyłączania. To w rezultacie pozwoli uzyskać stół bez zbędnych informacji, jest to bardzo wygodne. Ponadto można skonfigurować sposób odbierania raportów. Kolumny w raportach są również konfigurowalne.

Pełna historia zmiany każdego zadania

Kiedy wdrożysz system OneBox do swojej firmy, powinien stać się Twoim jedynym "okienkiem do pracy" dla pracowników. Gdy pracownicy wykorzystują tylko kanały komunikacji korporacyjnej przez OneBox, aby komunikować się, a praca jest wyświetlana w systemie, możesz zobaczyć pełny obraz tego, co się dzieje. Bezpośrednio z otwartego zadania w OneBox można zadzwonić, napisać list, wysłać wiadomość. Wszystkie zdarzenia związane z zadaniami, komentarze i zmiany stanu są przechowywane w historii, pozostają stale dostępne i nie mogą być usunięte.

Praca z wieloma kontaktami w jednym zamówieniu

Jeśli chcesz porozmawiać o zamówieniu z więcej niż jednym przedstawicielem klienta, możesz powiązać kilka kontaktów z zamówieniem. Pozwala to nie tracić czasu na pisanie komentarzy, że jeśli Ivan nie odpowie, skontaktuj się z Peterem i ręcznie dodaj swoje kontakty, a następnie poszukaj tego komentarza. Wystarczy dodać kilka kontaktów do jednego zamówienia iw trakcie procesu wybrać osobę, z którą chcesz się skontaktować.

Przywiązywanie spłat do zlecenia czy projektu

System OneBox ma na celu utrzymanie powiązanych jednostek. Na przykład zamówienia i płatności dla nich lub projekty i płatności. To podczas pracy z zamówieniem lub projektem pozwala zobaczyć stan zobowiązań finansowych między tobą a kontrahentem. Pozwala również sprawdzić, która kwota płatności jest przeznaczona do określonego zamówienia lub partnera, jeśli zajrzysz na ogólną listę płatności lub raport płatności. Jeśli otworzysz zamówienie lub projekt, możesz wyświetlić powiązane płatności, datę, kwotę itd.

Automatyczne tworzenie płatności w zamówieniu

Aby zmaksymalizować proces przetwarzania zamówień, OneBox oferuje automatyczne działania upraszczające pracę menedżera: automatycznie tworzą i dokonują płatności. Podczas tworzenia zlecenia oczekiwana płatność jest tworzona automatycznie, można określić, w jakiej walucie zostaną utworzone płatności. W razie potrzeby system może automatycznie ustalić kilka kont na jednym zamówieniu. Jeśli nie określono daty płatności, wówczas OneBox dostarczy datę określoną w polu "Uruchom do".

Integracja zamówień ze służbami dostawy

Zintegruj system OneBox z systemami dostarczania: Nova Posta, Mistekspress, Intime, PickPoint, Sdek. Pozwala to klientom na tworzenie faktur wysyłkowych oraz ich wysyłanie i drukowanie, drukowanie naklejek na działkach. System otrzyma informacje o zmianie statusu dostaw i na podstawie tego automatycznie zmienia etap procesu biznesowego. Zostanie automatycznie zaktualizowana lista miast, w których otwierane są nowe oddziały usług dostawy. Aby skonfigurować integrację systemu z usługą doręczeniową, należy otworzyć "Integrację" w "Ustawienia systemowe", wybrać usługę, wprowadzić login, hasło i TSC, które dostarczają usługi doręczenia.

Taśma komentarzy i rozmów w projektach i zadaniach

W systemie OneBox zadania i projekty mają blok do pisania komentarzy, te komentarze całkowicie rozwiązują problem korporacyjnego czatu. Możesz umieścić upodobania i nie lubi do zapisów, możesz wspomnieć o kolegi, otrzyma powiadomienie i odpowiedź. Twoi współpracownicy mogą użyć opcji szybkiego dodawania cytatu do wpisu i określić, jakie są ich odpowiedzi. Komentarze pokazują korespondencję między pracownikami i zachowują ją w porządku chronologicznym. W komentarzach możesz pisać nie tylko tekst, możesz do nich dołączyć pliki. Ponadto w komentarzach OneBox zapisuje działania menedżerów lub automatyczne działania systemu: przejście na inny etap, zmianę odpowiedzialnego, a także korespondencję z klientami.

Automatyczne i ręczne ujęcie zadań w projektach

Zarządzaj swoimi projektami w systemie OneBox, aby zobaczyć wszystko związane z projektem, śledzić statystyki wszystkich projektów lub dokonać wyboru dla poszczególnych projektów, które Cię interesują. Wszystkie zadania związane z projektem znajdą odzwierciedlenie w wykonalnej formie. Możesz ustawić nowe zadania dla projektu bezpośrednio z okna projektu. Ponadto system OneBox może niezależnie skonfigurować zadania, jeśli zostaną określone, dodać ustawienia automatycznego działania. Na przykład, gdy projekt przechodzi do następnego etapu, system sprawdza, czy projekt ma aktywne zadania. Jeśli nie, OneBox ustawia zadania automatycznie.

Przywiązywanie KPI do faktów wykonania zadań

Jeśli masz jasne zrozumienie, ile zadań pracownik o określonej roli powinien zająć się w ciągu jednego dnia, możesz zautomatyzować kontrolę liczby wykonanych zadań. Określ liczbę zadań minimalnych, które pracownik powinien zamknąć dziennie i określić maksymalną liczbę zadań. Twój system OneBox powiadomi dyrektora wyższego o potrzebie interweniowania w pracę pracownika, który nie osiągnął wymaganego minimum zadań dziennie, a także poinformuje, kto przepełnił plan, aby można było wynagrodzić takiego pracownika i sprawdzić jakość zadań.

Masowe zarządzanie zadaniami, projektami i zleceniami

Prędkość pracy z zadaniami, projektami i zamówieniami jest ważna dla oszczędności czasu i wynikających z innych zasobów firmy. Dlatego w systemie OneBox dostępne jest zarządzanie masą tych podmiotów, co przyspieszyło ich dziesięciokrotne edytowanie. System filtrów pomoże Ci szybko wybrać zadania, projekty i zamówienia, których potrzebujesz. Powstały wybór jest otwierany w formie listy, zaznaczyć wymagane elementy i zastosować zarządzanie masowe. Możesz zaznaczyć wszystkie pozycje na stronie jednym kliknięciem na znaczniku wyboru w górnej części strony, a następnie zmienić datę, dodać komentarz, zmienić osobę odpowiedzialną itd.

Podświetlenie "płonących" zadań

Kalendarz w systemie OneBox jest wygodnym i wielofunkcyjnym narzędziem do planowania i wykonywania zadań. Aby uzyskać intuicyjną orientację w zadaniach kalendarza, możesz użyć różnicy kolorów między etapami procesów biznesowych. Ponadto, jeśli upłynie termin realizacji zadania, system automatycznie oznaczy to zadanie ikoną ognia, wskazując, że czas jest włączony. Oprócz wyświetlania graficznego, autor i wykonawca zadania mogą być powiadomieni o terminie.

Barwienie zadań w statusach

W ruchu sygnały koloru są używane do szybkiej orientacji, którą postrzegamy już odruchowo. Podobnie praca w systemie OneBox zostaje doprowadzona do automatyczności, dzięki palecie kolorów etapów procesów biznesowych. Niezależnie od tego, jaki kolor ma zadania w danym stanie. Umożliwi to swoim menedżerom szybkie określenie niezbędnych zadań wśród innych i znacznie przyspieszy ich pracę.

Ręczna i automatyczna kontrola za wykonaniem zadań

System OneBox może częściowo zastąpić menedżera w sprawach kontroli nad realizacją zadań. Administrator działu może ręcznie otworzyć wszystkie zadania podrzędnego i zobaczyć ich statusy. Aby zautomatyzować ten proces, system działa automatycznie, wysyłając powiadomienia po upływie tego zadania. To bardzo wygodne i usuwa ciężar głowy. Powiadomienie może zostać wysłane do klienta, który ustawił to zadanie.

Synchronizacja CRM między sobą

Jeśli partner biznesowy działa również w systemie OneBox, możesz zsynchronizować swoje zadania i zautomatyzować współpracę, co zwiększy owocność. Aby to zrobić, na żądanym etapie procesu biznesowego, dodaj działanie określające adres systemu partnerskiego, menedżera poczty e-mail i jakie zadania należy otworzyć. Taka interakcja doprowadzi do nowego jakościowego poziomu interakcji z kontrahentem.

Głosowe przedstawienie zadań

Aby korzystać z tej funkcji, kliknij ikonę mikrofonu i powiedz to zadanie. Po rozpoczęciu rozmowy drugie opóźnienie będzie postrzegane jako koniec frazy. Wtedy wyrażenie trafia do uznania. Jeśli można utworzyć zadanie z niego, zostanie otwarta strona zadania i w przeciwnym razie — wszystko, co zostało powiedziane, zostanie wpisane do globalnego paska wyszukiwania systemu OneBox. Słowa kluczowe: "Create", "Deliver", "Remind" są kluczowe. Słowa: "on", "odpowiedzialny", "manager", "przypisują" sygnał, że następujące dwa słowa muszą szukać osoby odpowiedzialnej za zadanie. Po słowach "subject", "text", reszta tekstu zostanie wpisana w nazwę zadania. Jeśli odpowiedzialny nie zostanie wybrany, to autor zadania będzie odpowiedzialny. Ustawienie głosowe zadań przyspiesza pracę.

Szybkie podłaczanie współpracowników do korespondencji

Aby połączyć pracownika z korespondencją - wystarczy umieścić ikonę @ i zacząć wpisywać swoje imię w polu komentarza do zadania lub projektu. Twój kolega otrzyma powiadomienie z tekstem Twojego komentarza i linkiem do zadania, w którym może przejść za jednym kliknięciem. Jeśli wspomniałeś o pracowniku w zadaniu, po pojawieniu się nowych komentarzy, listów lub zmianach statusów zadania zostanie automatycznie powiadomiony. Ta opcja jest znana użytkownikom Facebooka.
Program zarządzania biznesowego dla leniwych egoistów
Nowa wersja OneBox już dostępny!
Konsultacje specjalistów CRM — +380 (44) 390-09-85
Ready CRM w ciągu 2 minut
.crm-onebox.com
Klikając przycisk, automatycznie akceptujesz umowa licencyjna.
Nie, jestem leniwy...