Projekty, zadania i planowanie

Jeśli „podłączysz się” do zadań swoich pracowników - nigdy nie powrócisz do zadań ustnych i papierowych.

Zarządzaj swoimi projektami i zadaniami za pomocą OneBox: wszystkie nowoczesne metodologie zarządzania są dostępne w jednym pudełku. Obsługa diagramów Gantta, dowolnych ścieżek i próbek, hierarchii, osi czasu.

W systemie OneBox można utworzyć nieograniczoną liczbę dodatkowych pól procesów biznesowych. Te pola, podobnie jak główne, można wyświetlać w interfejsie procesu, wprowadzać w nich niezbędne informacje, używać liter w szablonach. Oprócz różnych pól w różnych działaniach procesu biznesowego - system może automatycznie zapisać obliczoną wartość za pomocą formuły, zmienić dodatkowe pole odpowiedzialne za dane kontaktowe, skopiować wartości między dodatkowymi polami i wiele więcej.
Kalendarz w systemie OneBox to wielofunkcyjne narzędzie do automatycznego planowania, które łączy najwygodniejsze funkcje klasycznego kalendarza i listy zadań - listę zadań. Jeśli kolejka zadań lub zleceń jest ważna dla Ciebie, otwórz je w formie kalendarza. Jest to bardzo wygodne, więc zobaczysz zadania na bieżący dzień, na tydzień, na miesiąc. System automatycznie zbuduje zadania zgodnie z priorytetami, automatycznie przeniesie zaległe zadania do następnego dnia. Zadania w kalendarzu są filtrowane według wybranych warunków: według procesów biznesowych, autorów zadań, odpowiedzialnych za wykonanie i wielu innych kryteriów określonych przez użytkownika. A także możesz masowo zmienić status, odpowiedzialny, priorytetowy, przekazywać zadania i dodawać do nich komentarze, usuwać je lub przywracać. Szybko nawiguj po rodzajach zadań, a ich status pozwala na różnicę kolorów: na przykład zaległe zadania zostaną wyróżnione specjalną ikoną. Można również skonfigurować ważne etapy, aby wyróżniały się na jaskrawoczerwone, zakończone - jasnoszare i tak dalej.
Lejek powrotu wyświetla liczbę procesów, które muszą przejść początkowe etapy, aby uzyskać wymaganą liczbę pomyślnie zamkniętych zadań na wyjściu. Jeśli, na przykład, musisz wiedzieć, ile aplikacji musi zostać przetworzonych dziennie, aby otrzymać wymaganą liczbę zamówień na ostatnim etapie, po prostu wskaż, który etap Cię interesuje, interwał tworzenia projektów i żądaną liczbę procesów na etapie zainteresowania. Ponadto system, na podstawie informacji statystycznych, obliczy i wyświetli, ile procesów należy wprowadzić do pierwszego etapu, aby osiągnąć pożądany wynik. Takie statystyki pozwalają zrozumieć, ile procesów jest przekształcanych w rzeczywiste transakcje, bez konieczności wykonywania długich i złożonych obliczeń.
OneBox może importować procesy z Nav. Zaimplementowane jako automatyczna akcja co minutę. Aby wykonać akcję, musisz wypełnić pola: proces biznesowy, status, do kogo przypisać zadania.

Akcja wyszukuje klienta (firmę) według wartości pola Sell_to_Customer_No w polu Identyfikator wychodzący w OneBox. Jeśli firma nie zostanie znaleziona, zostanie utworzony nowy o nazwie Sell_to_Customer_Name. Wyszukiwanie produktu procesu odbywa się w polu Nie w polu Zewnętrzny identyfikator w OneBox. Jeśli produkt nie zostanie znaleziony, akcja wyszukuje według nazwy. Jeśli produkt nie zostanie znaleziony - dodaje nowy. Znalezienie odpowiedzialnego jest wykonywane w polu Assigned_User_ID w polu External Id w OneBox. Jeśli pracownik nie zostanie znaleziony - proces zostanie przeniesiony do menedżera poniżej. Jeśli znaleziony pracownik nie ma uprawnień do utworzenia procesu lub przetłumaczenia na żądany status - proces może nie zostać utworzony.
Prowadź wszystkie projekty, zadania i zamówienia swojej firmy w jednym systemie Onebox. Proces biznesowy jest rodzajem konstruktora, w którym definiujesz logikę wykonywania określonej operacji, sam proces biznesowy można zmienić i uzupełnić w dowolnym momencie. Wszystkie procesy biznesowe w systemie są podzielone na grupy. Projekty, zadania i zamówienia są standardowymi grupami procesów biznesowych, które domyślnie istnieją w systemie. Logika tworzenia projektów, zamówień i zadań jest taka sama, a ten podział na typy procesów pozwala wyróżnić zadania globalne (projekty) i podzielić je na mniejsze, bieżące zadania.
Projekt jest postrzegany w systemie jako proces bardziej globalny, jego realizacja może polegać na wykonywaniu małych zadań. W projektach system pozwala zobaczyć wszystkie zadania, zamówienia, wydarzenia, dokumenty i płatności z nim związane.
Zamówienie to rodzaj procesu biznesowego, który jest często używany do przetwarzania zamówień klientów.
Zadanie - wykorzystywane w bieżącej pracy do wykonywania małych bieżących działań.
Drukuj tylko niezbędne typy procesów biznesowych do kalendarza, śledź stan ich wdrożenia, dostosuj raporty, śledź liczbę ukończonych zadań za pomocą dostosowanych KPI - te i wiele innych funkcji jest domyślnie dostępnych w systemie.
Domyślnie procesy biznesowe w systemie są podzielone na trzy grupy odpowiadające trzem podmiotom: zamówienie / zadanie / projekt. Ale możesz także dodawać i dostosowywać grupy procesów biznesowych. Twoje dodatkowe grupy będą dostępne w systemie wraz ze standardowymi. Możesz dodać ich nieskończoną ilość, możesz je edytować i usuwać. Unikalne typy zadań pozwalają dostosować system do indywidualnych wymagań. Określ wszystkie możliwe i niezbędne sekcje do pracy, do których dostęp można uzyskać za pomocą przycisków menu głównego.
Prawie wszystkie dane robocze w Twoim systemie OneBox: kontakty, zamówienia, zadania, produkty, projekty i inne można wyświetlać na liście. Na każdej liście można filtrować, co umożliwia natychmiastowe segregowanie listy według pożądanych cech. Możesz użyć domyślnego filtrowania lub dodawać pola filtru i wyszukać dane według wymaganych wartości. Umożliwia to ustawienie parametrów wyboru i szybkie pobieranie danych z listy, zastosowanie edycji masowej do niej, uruchomienie dystrybucji, przenoszenie, zmianę stanu itd.
Wykres Gantta jest jedną z metod planowania zarządzania projektami dostępnych w systemie OneBox. Metoda ta jest stosowana przez firmy do wyświetlania struktury listy prac w projekcie i wyraźnie odzwierciedla planowane ramy czasowe dla każdego etapu w pewnym okresie czasu. Użycie takiej metody w systemie OneBox nie zajmuje dużo czasu na skonstruowanie diagramu, ponieważ OneBox zrobi to automatycznie. Wystarczy przefiltrować niezbędne elementy: zadania, zamówienia, projekty i otworzyć próbkę w formie wykresu Gantta.
Metoda wyświetlania w postaci drzewa procesu pokazuje liczbę zadań dla każdego procesu biznesowego i etapu. Jeśli chcesz sprawdzić, ile zadań pracownik otrzymał w ostatnim miesiącu, ile zostało ukończonych i na jakim etapie reszta korzysta z tej metody. W oknie filtrowania musisz wywołać niezbędne atrybuty: autor, osoba odpowiedzialna, procesy biznesowe, klient, interwał tworzenia lub wykonywania, a OneBox wyświetli statystyki zadań z uwzględnieniem wszystkich określonych parametrów.
Jeśli potrzebujesz wizualnie zobaczyć swój proces - możesz go zobaczyć w ustawieniach. Aby to zrobić, otwórz ustawienia procesów biznesowych i będziesz mógł wyświetlić wszystkie procesy.
W systemie OneBox można importować procesy w exel lub eksportować do formatu CSV, XML lub XSL. Możesz przesłać zarówno wszystkie istniejące procesy, jak i konieczny wybór. Aby to uzyskać, należy filtrować procesy według daty utworzenia, procesu biznesowego, odpowiedzialnych lub innych kryteriów. W tym celu ustaw niezbędne parametry i kliknij przycisk „Filtr”. Aby przesłać próbkę, kliknij „Eksportuj do XLS”. Aby zaimportować, kliknij przycisk „Importuj Excel” i pobierz plik.
System OneBox jest wygodny ze względu na swoją elastyczność i możliwość dostosowania do zadań klienta. W OneBox możesz wyświetlić interesujące Cię dane jako tabele. W tabelach można zmieniać kolumny: zamieniać je, wyłączać niepotrzebne, określać liczbę rekordów na stronę i sortować według tego pola. Wyświetlacz może być taki sam dla wszystkich użytkowników systemu, a także może być skonfigurowany indywidualnie dla każdego pracownika. W rezultacie pozwoli to uzyskać tabelę bez zbyt wielu informacji, jest to bardzo wygodne.
Jeśli Twoja firma działa w systemie OneBox, może stać się jedynym „oknem do pracy” dla Twoich pracowników. Gdy Twoi pracownicy używają do komunikacji tylko korporacyjnych kanałów komunikacji za pośrednictwem OneBox i cała praca jest wyświetlana w systemie, będziesz mógł zobaczyć pełny obraz tego, co się dzieje. Bezpośrednio z otwartego zadania w OneBox możesz zadzwonić, napisać list, wysłać wiadomość. Wszystkie zdarzenia w procesie, komentarze i zmiany statusu są zapisywane w komentarzach i pozostają stale dostępne do przeglądania.
Jeśli chcesz porozmawiać o zamówieniu z więcej niż jednym przedstawicielem klienta, możesz powiązać kilka kontaktów z zamówieniem. Pozwala to nie tracić czasu na pisanie komentarzy, że jeśli Ivan nie odpowie, skontaktuj się z Peterem i ręcznie dodaj swoje kontakty, a następnie poszukaj tego komentarza. Wystarczy dodać kilka kontaktów do jednego zamówienia iw trakcie procesu wybrać osobę, z którą chcesz się skontaktować.
System OneBox jest zaprojektowany w taki sposób, że przechowuje powiązane podmioty. Na przykład w zamówieniach i projektach można zobaczyć wszystkie związane z nimi płatności (zarówno rzeczywiste, jak i oczekiwane). Podczas pracy z zamówieniem lub projektem pozwala to zobaczyć stan zobowiązań finansowych między Tobą a Twoim kontrahentem, zaplanować przepływ środków w kolejnych okresach. Otwierając proces (projekt, zamówienie, a nawet zadanie), możesz zobaczyć, kiedy i ile zapłacono, ile klient jest nam jeszcze winien, lub jaki mamy dług. Umożliwia także sprawdzenie, która płatność jest powiązana z danym zamówieniem lub partnerem, jeśli przeglądasz ogólną listę płatności lub raport o płatnościach.
Aby maksymalnie przyspieszyć proces przetwarzania zamówień, w systemie OneBox dostępne są akcje procesów biznesowych, które upraszczają pracę menedżera: tworzenie i prowadzenie płatności automatycznie podczas przejścia na etap. Oczekiwane działania płatnicze mogą stanowić całą kwotę procesu lub procent kwoty, w zależności od wartości produktów procesu, kwoty wskazanej w dodatkowym polu, kwoty procesu macierzystego. Istnieje również działanie, które usuwa oczekiwane płatności, ustawia je na odpowiednim etapie, jeśli istnieje taka potrzeba, a menedżer nie będzie musiał przechodzić do sekcji finansowej procesu i ręcznie usuwać każdą oczekiwaną płatność, wystarczy kliknąć jeden klawisz, a system zrobi to automatycznie. Rzeczywista płatność, jak również oczekiwana, może być dokonana za całą kwotę lub za procent kwoty procesu. Również w akcji możesz zapytać, które konto (portfel) ma dokonać płatności lub wskazać, że płatność została dokonana na koncie procesu, wybrać kierunek płatności, w razie potrzeby wybrać kategorię płatności, istnieje wiele innych przydatnych ustawień. Dzięki działaniom procesów biznesowych można skonfigurować proces kopiowania płatności na inny, zmieniając etap w przypadku otrzymania płatności lub spodziewanej spłaty, i wiele więcej. Płatności będą tworzone automatycznie po przejściu do etapu, na którym skonfigurowane są odpowiednie akcje. W razie potrzeby system może wystawiać wiele faktur na pojedyncze zamówienie. Jeśli data płatności nie jest określona w ustawieniach akcji, OneBox ustawi datę określoną w polu „Uruchom do”.
Zintegruj system OneBox z systemami usług dostawy: Nova Poshta, Ukrposhta, Kazpost, Global Post, Meest Express, In Time, PickPoint, Sdek i innymi. Pozwala to na tworzenie faktur w zamówieniu i ich wysyłanie lub drukowanie, drukowanie naklejek na paczce. Integracja większości usług pozwala otrzymywać informacje o zmianach w stanie dostawy i na podstawie tych informacji OneBox może automatycznie przełączać etap zamówienia. Lista miast, w których otworzono nowe biura usług dostawy, jest aktualizowana automatycznie. Aby skonfigurować integrację systemu i usług dostarczania, w „Ustawieniach systemu” otwórz „Rynek OneBox”, wybierz usługę i wprowadź niezbędne klucze, które powoduje problem z usługą dostawy.
W systemie OneBox w zadaniach i projektach dostępny jest blok do pisania komentarzy, komentarze te pozwalają omówić konkretne pytanie lub zadanie. Możesz dodawać upodobania i niechęci do postów, możesz wspomnieć kolegę, otrzyma powiadomienie i odpowie. Twoi koledzy mogą skorzystać z opcji szybkiego dodania cytatu do posta i określenia, do czego odnoszą się ich odpowiedzi. Komentarze odzwierciedlają korespondencję między pracownikami i zapisują ją w porządku chronologicznym. W komentarzach możesz pisać nie tylko tekst, możesz dołączać do nich pliki. Ponadto w komentarzu OneBox rejestruje działania menedżerów lub automatyczne działania systemu: przejście na inny etap, zmianę odpowiedzialności, a także korespondencję z klientami.
System OneBox upraszcza proces zarządzania projektem. Możesz zobaczyć wszystko związane z projektem, śledzić prawdopodobieństwo przejścia do pożądanego etapu, dokonać wyboru poszczególnych projektów, które Cię interesują. Wszystkie zadania związane z projektem można wyświetlić na karcie „Zadania” tego projektu, a także wyświetlić w specjalnym bloku interfejsu. Nowe zadania można ustawić bezpośrednio z okna projektu. Ponadto system OneBox może niezależnie ustawiać zadania Po przejściu do etapu należy dodać akcję „Utwórz podproces” do żądanego etapu i raz określić nazwę i treść zadania (w ustawieniach akcji). Istnieją również działania, które mogą automatycznie tworzyć zadania w zależności od spełnienia określonych warunków. Na przykład, jeśli projekt nie ma otwartych podzadań lub jeśli data procesu i wiele innych uległo zmianie.
Prędkość pracy z zadaniami, projektami i zamówieniami jest ważna dla oszczędności czasu i wynikających z innych zasobów firmy. Dlatego w systemie OneBox dostępne jest zarządzanie masą tych podmiotów, co przyspieszyło ich dziesięciokrotne edytowanie. System filtrów pomoże Ci szybko wybrać zadania, projekty i zamówienia, których potrzebujesz. Powstały wybór jest otwierany w formie listy, zaznaczyć wymagane elementy i zastosować zarządzanie masowe. Możesz zaznaczyć wszystkie pozycje na stronie jednym kliknięciem na znaczniku wyboru w górnej części strony, a następnie zmienić datę, dodać komentarz, zmienić osobę odpowiedzialną itd.
Kalendarz w systemie OneBox jest wygodnym i wielofunkcyjnym narzędziem do planowania i wykonywania zadań. W intuicyjnej orientacji w zadaniach kalendarza można użyć różnicy kolorów między etapami procesów biznesowych. Ponadto, jeśli zadanie ma wygasnąć, system automatycznie oznaczy zadanie ikoną płomienia, wskazując, że czas jest włączony. Oprócz wyświetlania graficznego, system może tworzyć powiadomienia, jeśli nadeszła data „zaplanowana”, a proces nie jest zamknięty, istnieje również automatyczna akcja, która tworzy powiadomienie przez wymaganą liczbę dni przed upływem terminu, powiadomienie może mieć formę przypomnienia w procesie, w formie zadania lub listu .
W ruchu sygnały koloru są używane do szybkiej orientacji, którą postrzegamy już odruchowo. Podobnie praca w systemie OneBox zostaje doprowadzona do automatyczności, dzięki palecie kolorów etapów procesów biznesowych. Niezależnie od tego, jaki kolor ma zadania w danym stanie. Umożliwi to swoim menedżerom szybkie określenie niezbędnych zadań wśród innych i znacznie przyspieszy ich pracę.
System OneBox może częściowo zastąpić menedżera w sprawach kontroli nad realizacją zadań. Administrator działu może ręcznie otworzyć wszystkie zadania podrzędnego i zobaczyć ich statusy. Aby zautomatyzować ten proces, system działa automatycznie, wysyłając powiadomienia po upływie tego zadania. To bardzo wygodne i usuwa ciężar głowy. Powiadomienie może zostać wysłane do klienta, który ustawił to zadanie.System OneBox jest w stanie częściowo zastąpić menedżera w kontroli wykonywania zadań Administrator działu może ręcznie otworzyć wszystkie zadania podwładnego i sprawdzić, w których statusach się znajdują. Aby jednak zautomatyzować ten proces, w systemie występuje automatyczna akcja, która wysyła powiadomienie, tworzy proces lub wysyła wiadomość e-mail na wymaganą liczbę dni przed upływem terminu (działanie należy skonfigurować, podając adres e-mail, na który należy wysłać e-mail lub który z pracowników utworzyć zadanie). Istnieją również działania związane z procesem biznesowym, które pozwalają ustawić konkretny etap czasu, zmienić etap lub osobę odpowiedzialną za wygaśnięcie etapu, utworzyć proces lub przypomnienie, a także istnieje inna automatyzacja, która zmniejsza obciążenie pracą menedżera.
Jeśli partner biznesowy działa również w systemie OneBox, możesz zsynchronizować swoje zadania i zautomatyzować współpracę, co zwiększy owocność. Aby to zrobić, na żądanym etapie procesu biznesowego, dodaj działanie określające adres systemu partnerskiego, menedżera poczty e-mail i jakie zadania należy otworzyć. Taka interakcja doprowadzi do nowego jakościowego poziomu interakcji z kontrahentem.
Aby połączyć pracownika z korespondencją w procesie OneBox - po prostu wstaw znak @ i zacznij wpisywać swoje imię w polu komentarza w interfejsie procesu. Twój kolega otrzyma powiadomienie z tekstem Twojego komentarza w centrum powiadomień. Jeśli wspominasz o pracowniku w zadaniu, powiadomienia będą automatycznie wysyłane do niego, jeśli w tym zadaniu pojawią się nowe komentarze, listy lub zmiany statusu. Jeśli odpowiedział i zrozumiał, że nie musi już otrzymywać powiadomień o tym procesie - może się z niego wypisać. Ta funkcja umożliwia również skierowanie pytania do określonego pracownika, jeśli na przykład kilka osób otrzyma powiadomienia, a pytanie należy zadać jednemu z nich.
Zautomatyzuj swój biznes
Segmentacja kontaktów, dystrybucja e-maili, telefonia, klienci i sprzedaż, procesy biznesowe, zarządzanie projektem i zadania
Konsultacje specjalistów CRM — +380 (44) 390-09-85
Ready CRM w ciągu 2 minut
.crm-onebox.com
Klikając przycisk, automatycznie akceptujesz umowa licencyjna.
Nie, jestem leniwy...