GDPR

WymaganiaGDPR

Funkcja Onebox

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno zapewniać możliwość rejestrowania tylko informacji o kliencie, których firma potrzebuje do świadczenia głównego rodzaju usług. Jeśli użytkownik odmówi dostarczenia dodatkowych informacji - odmawia jedynie dodatkowej usługi, podczas gdy nie powinno to wpływać na jakość świadczenia głównej usługi.

OneBox pozwala zapisać kartę kontaktową tylko z niezbędnymi informacjami. Aby to zrobić, w sekcji: ustawienia systemowe - inne - ustawienie projektu i tabel procesów biznesowych powinno być wyłączone, pole wyboru „umożliwia dodawanie użytkownika bez danych kontaktowych” - a następnie można utworzyć kartę kontaktową bez konieczności wprowadzania numeru telefonu, wiadomości e-mail lub innych kontaktów. Możesz utworzyć użytkownika / kontakt bez żadnych informacji osobistych / osobistych, podczas gdy klient może go określić w procesach i współpracować z nim w systemie OneBox, bez ograniczania funkcjonalności.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno umożliwiać pracownikowi pracę w taki sposób, aby mógł wykonywać swoje zadania bez przekazywania swoich danych osobowych przełożonemu. (pracownik jest osobą, która zgadza się na przetwarzanie jego danych osobowych w nierównych warunkach; naruszenie polega na gromadzeniu jego danych osobowych bez zgody (nawet jeśli dane te są uzyskiwane przez przypadek, np. ekran z komputera).

OneBox umożliwia: - wykonać całą pracę, komunikować się z klientem i współpracownikami w systemie CRM (pracownik nie będzie musiał robić zrzutów ekranu ze swojego komputera, komunikatora). Aby porozmawiać z kolegami, możesz użyć czatu, aby omówić zadania centrum powiadomień, komunikować się z pocztą klienta; - śledzenie czasu i harmonogram pracy można skonfigurować w systemie (pracownik nie będzie musiał robić zrzutów ekranu w celu wyświetlenia liczby przepracowanych godzin); - w OneBox można skonfigurować integrację z pocztą firmową, a następnie nie będzie ryzyka przypadkowego otrzymania informacji do systemu z osobistej wiadomości e-mail, pracownik nie będzie musiał robić zrzutów ekranu ze swojej osobistej poczty, gdzie oprócz komunikacji z klientem mogą być osobiste listy. Aby skonfigurować integrację, musisz przejść do: menu - ustawienia systemowe - inne - rynek OneBox - integracja z pocztą elektroniczną; - hasło systemowe może być generowane automatycznie przez pracownika i nie jest wyświetlane w polu „hasło”, aby to zrobić, pracownik musi otworzyć element „Ustawienia” w menu rozwijanym i włączyć pole wyboru „Wygeneruj i wyślij hasło” - nikt oprócz pracownika nie będzie znał swojego hasła i nie będzie mógł zalogować się do systemu pod swoim dostępem.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno umożliwiać podział celów w zakresie pozyskiwania danych, a mianowicie: możliwość uzyskania zgody osobno dla każdego zadania, możliwość świadczenia usługi wysokiej jakości, na którą otrzymano dane, nawet jeśli klient odmówił dostarczenia dodatkowych danych, które są potrzebne do świadczenia dodatkowej usługi.

OneBox ma możliwość: - utworzyć nieograniczoną liczbę dokumentów (pozwoli to na zawarcie odrębnej umowy dla wszystkich przypadków uzyskania zgody na przetwarzanie danych). Aby skonfigurować, przejdź do sekcji: ustawienia systemowe - inne - szablony dokumentów. - wpisz tekst listu (szablon) na niezbędnym etapie zamówienia klienta (w każdym innym BP możesz ustawić tekst listu, w którym zostanie wskazany cel wykorzystania danych w tym konkretnym przypadku). Aby to zrobić, przejdź do: ustawienia systemowe - procesy biznesowe - wybierz żądany proces biznesowy i etap - dodaj akcję „wyślij powiadomienie przez e-mail”, gdzie możesz wprowadzić własny, absolutnie dowolny tekst w specjalnym polu. - zbieranie danych może mieć formę formularza w LC, gdzie w ramach każdego oddzielnego celu zbierania danych można utworzyć oddzielne pole w celu uzyskania zgody na gromadzenie danych Aby skonfigurować formularz, przejdź do: ustawienia systemowe - inne - formularze - „utwórz formularz”. Kartę kliencką w OneBox można utworzyć bez podawania informacji kontaktowych i bez ograniczania funkcjonalności, tworzyć procesy dla tego klienta (bardziej szczegółowo w kroku 1). Jednocześnie, jeśli na przykład klient nie dostarczył poczty, ponieważ nie jest ona potrzebna do realizacji głównego zamówienia, ale może być wykorzystana w wysyłkach reklamowych. W OneBox możliwe będzie przetworzenie zamówienia, zapewnienie klientowi usługi, ale list reklamowy nie zostanie mu przesłany.

Zgodnie z wymogami GDPR, oprogramowanie powinno umożliwiać świadczenie głównej usługi z wysoką jakością, bez negatywnych konsekwencji dla klienta, jeśli klient odmówił dostarczenia danych dla dodatkowych usług lub, na przykład, nie zgadza się, że jego dane zostały przekazane stronom trzecim, nie powinno to wpływać na jakość podstawowej usługi.

OneBox umożliwia: - utworzyć kartę kontaktową i pracować z klientem bez konieczności wprowadzania danych kontaktowych; - utwórz dodatkowe pola procesowe (w sekcji ustawień systemu - inne), w których możesz wprowadzić dodatkowe informacje i wyświetlić je (ustawienie interfejsu procesu - blok uniwersalny) tylko na tych etapach zamówienia, które dotyczą dostarczania dodatkowych funkcji - w ten sposób podstawowe i dodatkowe usługi (i kolekcja informacje na ich temat) zostaną udostępnione. Ponadto informacje z pola można usunąć po tym, jak stanie się niepotrzebne. - możliwe jest również dostosowanie dostępu pracowników do procesów biznesowych, a następnie tylko ci pracownicy, którzy z nim pracują, aby rozwiązać problemy klientów, będą mogli zobaczyć informacje o klientach.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno umożliwiać uzyskanie prawidłowej zgody na przetwarzanie danych osobowych. Zgoda jest poprawna, jeśli cele, dla których się ona odbywa, są wymawiane i poprawne, wymaga się fragmentacji celów, informacji (podane informacje są wyraźnie oddzielone od innych informacji).

Opisana powyżej fragmentacja celów i sposobów uzyskiwania zgody. Aby oddzielić informacje, w OneBox dane są używane do pracy z zamówieniem klienta: - istnieje oddzielny typ pól: proces numer telefonu, przetwarzanie wiadomości e-mail klienta (wartości tych pól są wyświetlane tylko w kolejności, w jakiej zostały dodane) Aby wyświetlić pola, przejdź do: ustawienia interfejsu - blok uniwersalny - pola: klient poczty e-mail, telefon klienta.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie musi zapewniać świadome otrzymywanie danych osobowych. Firma, która żąda danych, powinna być w stanie dostarczyć minimalny wymagany zestaw informacji o sobie, co zgodnie z GDPR, użytkownik, którego dane są żądane, ma możliwość uzyskania informacji o firmie, która żąda danych....

OneBox umożliwia skonfigurowanie formularza do zbierania danych, w którym można określić wszystkie niezbędne informacje o firmie i cele gromadzenia danych użytkownika oraz wyświetlić pole, w którym użytkownik może wskazać, że zgadza się / nie wyraża zgody na przetwarzanie danych osobowych. Aby dostosować formularz, przejdź do: ustawienia systemowe - inne - formularze - „utwórz formularz”.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno dostarczyć pozytywną odpowiedź na wniosek o przetwarzanie danych. Uznaje się, że zgoda została otrzymana prawidłowo, jeżeli jest wyrażona przez oświadczenie lub wyraźnie twierdzącą akcję, a nie bezczynność.

W formularzu do zbierania informacji kontaktowych (n3) można wyświetlić osobne pole, w którym użytkownik może określić zgodę / brak zgody na przetwarzanie danych osobowych. Informacje w użytkowniku zostaną wprowadzone ręcznie. To pole może być obowiązkowe, a następnie klient nie wyśle ​​Ci jego danych osobowych bez zgody lub odmowy przetwarzania danych. Zaznaczenie pola „wymagane” znajduje się obok każdego pojedynczego pola formularza, co pozwala określić tylko te pola, które są potrzebne do pracy z określoną kolejnością (spełnia to punkt GDPR przy dzieleniu celów).

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno umożliwiać uzyskanie wyraźnej pisemnej zgody kilku. Zgodnie z warunkami GDPR, w szczególnych sytuacjach istnieje potrzeba dodatkowego uzyskania pisemnej zgody, aby upewnić się, że użytkownik nie kliknie przypadkowo pola wyboru „zgadzam się”.

W OneBox możesz skonfigurować: - pismo na pierwszym etapie zamówienia, w którym informacja o umowie o przetwarzaniu danych zostanie wysłana do klienta (do listu można załączyć dokument); - przejście na scenę automatycznie, jeśli odpowiedź zostanie odebrana od klienta; - zakaz ręcznego wchodzenia na scenę w zamówieniu. Tak więc możliwość pracy z zamówieniem klienta i korzystania z jego danych osobowych nastąpi dopiero po uzyskaniu zgody na przetwarzanie danych osobowych.

Zgodnie z wymogami GDPR oprogramowanie powinno umożliwiać użytkownikom łatwe wycofanie zgody na przetwarzanie danych osobowych. Cofnięcie zgody nie powinno być trudniejsze ani bardziej czasochłonne niż proces uzyskiwania danych.

OneBox umożliwia: ustawić osobny BP dla Zgoda, klient w swoim LC może wysłać żądanie za pomocą dwóch kliknięć: przejdź do strony „wyślij żądanie” - kliknij „wyślij”. W tym celu zaznaczenie „Pokaż ten proces w biurze klienta” musi być włączone w ustawieniach BP Użytkownik OneBox otrzymujący prośbę o wycofanie zgody będzie mógł: - całkowicie usunąć kartę klienta; - usuń wartość poszczególnych pól; Ponadto właściciel OneBox będzie mógł dla swoich pracowników skonfigurować prawa dostępu do przeglądania, edytowania i usuwania kart kontaktowych.

Zgodnie z wymogami GDPR, oprogramowanie powinno pozwolić na zatrzymanie przetwarzania danych natychmiast po odebraniu zgody.

OneBox umożliwia wysyłanie masowych powiadomień do wszystkich pracowników, gdzie można określić, że należy przerwać pracę z danymi klienta w związku z wycofaniem zgody.

Zgodnie z wymogami GDPR, oprogramowanie powinno umożliwiać powiadamianie klienta, jeśli cele przetwarzania jego danych osobowych uległy zmianie.

OneBox umożliwia: - wysyłanie powiadomienia e-mail do klienta z procesu; - skonfiguruj akcję, która automatycznie zmieni scenę po otrzymaniu listu od klienta, aby to zrobić, na właściwym etapie procesu, dodaj akcję „przełącz się na scenę, jeśli otrzymasz literę”, w ustawieniach akcji wybierz żądany etap i zaznacz pole wyboru „odpowiadaj tylko na list klienta;

- akcja „zabronić ręcznego przełączania sceny” nie pozwoli przejść do następnego etapu. Tak więc, do czasu otrzymania odpowiedzi od klienta, nie będzie można pracować z procesem i przetwarzać danych klienta bez jego zgody.

WNIOSKI

Zmiażdż system, aby uzyskać dane dotyczące małych celów.

W OneBox uzyskanie zgody na przetwarzanie danych można skonfigurować jako formularz na koncie osobistym. Tam, gdzie można osobno opisać każdy cel otrzymywania danych i dla każdego celu, ustawić osobne pole, w którym użytkownik wskazuje zgodę / brak zgody na podanie swoich danych. W ten sposób użytkownik będzie mógł określić tylko te dane, które są potrzebne do rozwiązania jego pytania, aw przypadku wycofania zgody na jeden z celów, będzie możliwość pracy z klientem w innych kierunkach.

Wyraźnie (w prostym i zrozumiałym języku) sformułuj cel zbierania danych.

Tworząc formularz do odbierania danych w OneBox, każdy element jest opisywany ręcznie i może być sformułowany tak, aby brzmiał prosto i zrozumiale. Jeśli chcesz opisać cel bardziej szczegółowo w OneBox, możesz ustawić szablon listu na pierwszym etapie procesu pracy z klientem i wyjaśnić cele w tym liście.

Nie zbieraj więcej danych niż potrzebujesz.

W OneBox dane kontaktowe klienta: numer telefonu, e-mail mogą być wyświetlane w oddzielnych polach procesu, które nie kopiują tych danych na kartę kontaktową. Gdy dane te nie będą już potrzebne, możesz je usunąć za pomocą 3 kliknięć: - kliknij żądane pole; - wymazać wartość; - kliknij „zapisz”. Możesz także utworzyć dodatkowe pola, aby wprowadzić żądane wartości, wyświetlić je tylko na niektórych etapach procesu i usunąć wartości z tych pól, gdy dane nie są potrzebne. Użytkownik OneBox może skonfigurować prawa dostępu pracowników do procesów biznesowych, a następnie tylko ci pracownicy, którzy z nimi współpracują, mogą wejść do procesu i zobaczyć tych użytkowników.